Nawet jeśli lubicie pracować to i tak zwykle każdy chce uporać się ze swoimi zadaniami jak najszybciej. Efektywna praca jest przecież taka fajna i pożądana. Jako, że nadchodzi czas wzmożonej aktywności, chcę z Wami porozmawiać o kilku efektywnych zasadach.
Już w poprzednim roku pisałem Wam, że lubię ten czas, gdy kończą się wakacje, bo znowu chce się pracować. Nie tylko mi. Innym też. To czuć w powietrzu. W wakacje jest nierobem. Co poradzić, moja efektywność spada.
Kiedyś z tym walczyłem, dzisiaj daję sobie na wstrzymanie i tak planuję czas, żeby rzeczy mało pilne robić we wrześniu i w październiku, gdy jesienna energia daje kopa do działania. To chyba coś, co można nazwać samoświadomością swojego ciała albo samoświadomością siebie. Jeśli ktoś potrzebuje nazw.
Gdybym sprawdził wykresy swojej efektywności, to zobaczyłbym sinusoidę, która z różnym natężeniem dołuje w lipcu, sierpniu, grudniu, marcu i kwietniu, a w pozostałe miesiące tworzy pagórki produktywności. Nie prowadzę żadnych statystyk tego typu, po prostu wiem, że tak jest. Znam to dziecko, które siedzi we mnie, cieszy się wakacjami, świętami i wiosną. Nie mógłbym zabić małego Andrzejka, więc muszę z nim żyć. Chcąc zadowolić obie części siebie, zacząłem pracować według kilku zasad, które leżą u podłoża efektywności, ale przy okazji bronią mnie przed tym, by produktywność nie weszła mi na głowę, a praca nie stała się całym moim życiem.
1. Nie planuję czasu wolnego
Czas wolny, który jest zaplanowany nie jest czasem wolnym. Mam sobie w niedzielę zaplanować, że w środę będę miał ochotę czytać książki przez 3 godziny, a w czwartek oglądać filmy? Albo zapisać, że codziennie przez 1 godzinę będę bawił się z synem (nie mam, ale gdybym miał, to miałbym tak zapisać?) – Sorry synek, minęła godzina, tatuś ma w planie teraz pooglądać telewizję.
Z wyjazdami jest inna sprawa, ale i ich nie wyobrażam sobie planować co do godziny.
2. Nie przesadzam z liczbą zadań
Wolę zapisać mniej i podebrać zadania z następnego dnia niż skończyć pracę z listą kilku niezrobionych zadań. I nie chodzi nawet o samopoczucie. Zadania, które zostają na samym końcu są zwykle tymi mniej pilnymi. Nie przechodziły na następny dzień, bo i wtedy nie były priorytetami. Odchodziły więc w niepamięć, wracały po kilku tygodniach (znów na koniec listy) i znowu zostały odłożone.
A jeśli raz zostawi się nie zrobione zadania, to później łatwo zostawić kolejne. Lepiej ich w ogóle nie planować i wrócić do nich w przyszłości.
3. Prowadzę kalendarz
Jeden z moich kumpli, Dawid, powiedział kiedyś, że nie ufa ludziom, którzy nie prowadzą kalendarza.
Moja pamięć przegrywa każdą rywalizację z kalendarzem.Nie wyobrażam sobie planowania bez niego lub aplikacji typu Trello.
4. Ustalam priorytety i deadline’y
Najważniejsza rzecz, której nauczył mnie organizacje studenckie to zarządzanie terminami i priorytetami. Gdy w tej samej chwili pracuje się z kilkoma klientami, a wielu z nich chciałoby mieć wszystko gotowe na już, trzeba sprawnie żonglować priorytetami. I mieć świadomość tego, ile czasu zajmuje przygotowanie konkretnej rzeczy.
Dzięki temu zarządzaniu już dawno nie miałem sytuacji, w której musiałbym zarwać nockę lub poświęcić cały weekend na oddanie projektu.
5. Nie odkładam na ostatnią chwilę
Sama świadomość deadline’u nie wystarczy. Wiedząc na kiedy muszę oddać projekt, jestem w stanie podzielić sobie pracę tak, żeby przygotować wszystkie potrzebne materiały i zaplanować etapy dużo wcześniej.
Oczywiście pracuję też na ostatnią chwilę, ale nie jestem wtedy przytłoczony zadaniami i nie zarywam wspomnianych już wcześniej nocek.
6. Nie daję się rozproszyć
Najtrudniejsza do przestrzegania zasada efektywnej pracy, o którą wciąż sam ze sobą walczę. Facebook, mail, sms… wszystko to przyciąga i wybija z rytmu. Najlepszym (i w moim przypadku zawsze skutecznym) lekarstwem na wszelkie rozpraszacze jest pomodoro, demon produktywności. O nim już pisałem TUTAJ.
7. Jak mi się chce pracować dłużej, to pracuję dłużej
W pierwszej kolejności nie słucham planu tylko słucham swojego ciała. Jak mi ono mówi, że mogę jeszcze popracować, bo dzisiaj mam wyjątkowo świeży umysł, to mimo realizacji wszystkich zadań cisnę dalej. Ale nie robię już maratonów, w których poniedziałek pracuję do 22, bo wtedy wtorki były ciężkie.
A wiadomo, we wtorki zawsze może stać się coś niespodziewanego.
8. Nie daję sobie narzucić czyichś zasad pracy
Wszystko sobie przerabiam na swoje, nie trzymam się sztywno tego, co napisane w podręcznikach produktywności. Część zasad stosuję, bo lubię, inne odrzucam, bo w moim przypadku się nie sprawdzają, jeszcze inne uważam za naciągane. To jest ta samoświadomość. To co sprawdza się u Was, niekoniecznie sprawdzi się u mnie i odwrotnie.
Efektywnej pracy można się nauczyć nie tylko zakładając swoją firmę, czy wiążąc się stałą umową. Równie dobrze można poćwiczyć wykonywanie zleceń dorywczych dzięki serwisom typu Fabryka Zleceń.
Dlatego patrząc na tę listę również dopasujcie ją do siebie. A jeśli macie swoje zasady zostawcie je w komentarzu :).
Wpis został edytowany we współpracy z Fabryka Zleceń.
Dobre rady. Niby oczywiste, ale nie zawsze się o nich myśli. Moja pamięć także bywa dziurawa, więc kalendarz to mus. Kiedy wpadają fajne pomysły najlepiej je zapisywać bo na bank wyparują w umysłu.
Najczęściej wyparują przed snem
9. Zamiast czytać wpisy motywacyjne na blogach weź się cholera do roboty.
Odkąd zacząłem planować wbrew pozorom jestem bardziej spontaniczny i kreatywny
Można dodać jeszcze pkt 9, zasadę, która stosował John D. Rockefeller: jeżeli masz coś zrobić, to znajdź do tego odpowiednią osobę, wyszkól ją, a sam zajmij się sposobem na zarobienie więcej pieniędzy :-)
Fajny wpis. Chyba najlepiej działa planowanie zadań w małych krokach.
Co do punktu 1. Nie pamiętam teraz tytułu, ale jest dość popularny poradnik produktywności który uczy, żeby planować czas wolny zamiast pracy. Czyli ustalamy, że tego i tego dnia mamy czas wolny. I żeby nam nie wiadomo jakie zadania wisiały nad głową, to i tak nie ma znaczenia bo mamy zaplanowany czas wolny.
Jako mistrz prokrastynacji chcę to wypróbować.
A co do reszty – w praktyce i tak wszystko zależy od silnej woli. Są osoby, które po prostu robią robotę i już, a są takie którym żadna najgenialniejsza rada nie pomoże. Ja należę do tych drugich niestety…
Marcin, ten dzień powinien nazywać się Niedziela, ewentualnie sobota i powinien być nietykalny ;).
A co do silnej woli masz rację, czasami nic nie pomoże jeśli nie będzie chęci :)
Do teraz byłam fanką i zagorzałą entuzjastką stwierdzenia „Zaplanuj sobie odpoczynek”. Dlatego, że zawsze wydaje mi się, że zaplanowanie „nic nie robienia” na środę po południu na 3 godziny nie skutkuje później poczuciem zwanym stratą czasu. Twój wpis dał mi jednak nieco inną perspektywę – to wcale nie chodzi o planowanie odpoczynku, czy zadań na odpoczynek – masz rację. Czy plan godziny czytania książki, czy wyjścia z dzieckiem na spacer jest tak naprawdę czasem wolnym? Niekoniecznie, nie? Nie myślałam do teraz o tym w takich kategoriach i wiesz, zdałam sobie sprawę, że jakby nie patrzeć, to wcale nie chodzi mi o planowanie odpoczynku – to przecież chodzi konkretnie o to, żeby zaplanować godziny poświęcone na pracę a jednocześnie pozostawić sobie ten timeout bez żadnych planów – na zasadzie: na tygodniu do 16 pracuję, w soboty do 13 sprzątam i ogarniam zakupy, ale tylko tyle. STOP. Do 16 mam zakończyć zawodowe zadania. A potem – a potem hulaj dusza, czyli robić to, na co będę miała ochotę po 16.00 w danym dniu, a nie w niedzielę wieczorem planując tydzień na to, co mi się wydaje, że będę miała (mogę mieć ochotę dalej pracować czy coś). Czyli konkludując, nie chodzi o planowanie odpoczynku tylko o planowanie końca czasu na wykonanie zaplanowanych zadań. EUREKA. Wielkie dzięki :)
:) do usług!