Jakie zadania najlepiej wykonać zaraz po rozpoczęciu pracy? Czy dobrym pomysłem jest zaczynanie od tego, co trudne? A może to łatwe zadania o poranku poprawią Twoją efektywność?
Planowanie zadań to nawyk, który pozwoli Ci lepiej organizować swoje działania i pracować wydajniej. Niektórzy planują już w niedzielę wieczorem, inni rozpoczynają poniedziałkowy poranek od przygotowania planu. Niezależnie od terminu, planowanie jest krokiem numer 1, który w sposób znaczący wpływa na realizację zadań.
Ale czy sam plan wystarczy?
Ustalaj priorytety
Sam plan powinien być odpowiednio przygotowany. Jasnym jest, że zamieszczasz w nim zarówno zadania ważniejsze, jak i mniej ważne. Dlatego powinieneś nadawać im priorytety.
Jednym ze sposobów na ustalenie priorytetów jest wykorzystanie Macierzy Eisenhowera. Metoda ta pozwala wrzucić działania do 4 worków zróżnicowanych pod względem dwóch kryteriów:
- kryterium czasu – czy dane zadanie jest pilne
- kryteriów ważności – czy dane zadanie jest ważne
Zadania z worka oznaczonego etykietą Pilne i Ważne, to zadania priorytetowe. Kiedyś poświęcę macierzy osobny artykuł, bo uważam ją za naprawdę ciekawą technikę wspomagającą planowanie. Gdybyś był jednak już dzisiaj zainteresowany tą metodą, polecam artykuł Artura z bloga Inżynier Jakości.
Mając ustalony plan i listę priorytetów możesz zacząć robotę. Ale czy na pewno rozpoczynanie pracy od zadań o największym priorytecie jest najlepszą techniką? To zależy od Twojego samopoczucia i poziomu energii.
Od czego zacząć dzień w pracy?
W różnych podręcznikach można znaleźć różne metody na dobry początek dnia. Która jest najlepsza? Ciężko mi to ocenić w sposób obiektywny. Ja mam swoją ulubioną, która pozwala mi pracować wydajniej i dobrze zorganizować dzień, ale w Twoim przypadku może sprawdzi się inna. Dlatego przedstawiam złotą czwórkę typów zadań, od których można zacząć dzień.
Zadania lekkie specjalistyczne
To zadania, które lubisz, w których jesteś dobry i które przychodzą Ci z łatwością. Jeśli znasz się na grafice, zaczynaj od projektowania. Jeśli lubisz robić oferty dla klientów, wyślij je na początku dnia pracy. Fascynuje Cię analityka? Sprawdź wyniki swoich kampanii. Rozpoczynając dzień od zadań, które lubisz, poprawiasz swoje samopoczucie. Dzięki temu później z większą energią podejdziesz do zadań trudniejszych i tych, które trzeba zrobić.
Zadania trudne
To zasada, która stoi w opozycji do poprzedniej. Pochodzi ona z książki Zjedz tę żabę autorstwa B. Tracy’ego *, który przez wielu uważany jest za eksperta od produktywności. Tracy mówi, żeby dzień zaczynać od zadania najtrudniejszego, gdyż to właśnie o poranku mamy najwięcej energii i zabranie się za ciężkie wyzwania przychodzi z największą łatwością. Poza tym, jeśli zaczniemy od zadania o wysokim poziomie trudności, to kolejne będą łatwiejsze i ich realizacja będzie przyjemnością. Jeśli jesteś rannym ptaszkiem i rano faktycznie masz sporo siły, to ta technika powinna przypaść Ci do gustu.
* Tracy żabę podwędził pisarzowi Markowi Twainowi, który powiedział: Zjedz żywą żabę każdego ranka, a w ciągu całego dnia nic gorszego cię już nie spotka.
Zadania automatyczne
To grupa zadań, które nie wymagają od Ciebie zbyt dużego wysiłku intelektualnego. Jeśli po przebudzeniu wyglądasz jak koszmar i czujesz, że poziom energii mimo porannej kawy cały czas jest dość niski, powinieneś zaczynać dzień od zadań właśnie z tej grupy. To jest również moja grupa. Każdy dzień zaczynam od czynności automatycznych: sprawdzania skrzynek pocztowych, odpisywania na maile, które nie wymagają dalszego działania, wizyty na poczcie (jeśli potrzeba), zapłacenia rachunków (jeśli mam zaplanowane).
Zadania priorytetowe
Oczywiście rozpoczynanie dnia pracy od priorytetu nie jest złą techniką. Zaraz po przyjściu do pracy możesz zabrać się za zadania, które w największym stopniu wymagają Twojej uwagi. Dzięki temu do kolejnych zadań podejdziesz z większym spokojem.
Istotny jest fakt, że trzy pierwsze wyżej wymienione techniki odnoszą się jedynie do rozpoczęcia dnia. Zaraz po realizacji grupy zadań automatycznych (te zwykle zajmują mało czasu, więc można je robić grupowo) lub po realizacji łatwego zadania specjalistycznego, powinniśmy zabrać się za zadania priorytetowe. Zakładam, że niewielu jest masochistów, którzy odkładaliby priorytety po to tylko, żeby zrobić wszystkie trudne zadania.
Pamiętaj też, że Twoje priorytety mogą pokrywać się z zadaniami automatycznymi (np. zapłacenie rachunków), trudnymi lub specjalistycznymi.
Do planowania pracy trzeba podchodzić świadomie. Na tę świadomość składa się nie tylko dobry plan, ale również znajomość swojego organizmu. To, co sprawia, że jedni są efektywni może nie działać w przypadku innych osób, dlatego bardziej niż statystykom ufaj temu, co mówi Twoje ciało.
A co Twoje mówi o poranku? Od jakich zadań zaczynasz dzień?
Zazwyczaj zaczynam od zadań automatycznych, żeby się powoli rozruszać z rana. Zajmuje to około pół godziny, potem już lecę z grubymi tematami.
Na rano potrzebuję trochę czasu, żeby się „ogarnąć”, więc zawsze zaczynam od zadań automatycznych
Tak, zdecydowanie najpierw zadania automatyczne (mailiki na dobre rozpoczęcie dnia), a w drugiej kolejności zadania trudne (żeby nie wisiały nad głową przez resztę dnia.
Oj, ja też zaczynam od prostych, ale koniecznych spraw, inaczej siedziałabym trzy razy dłużej nad „żabą” :)
Dziękuję za ten tekst. Ostatnio mam problem z zorganizowaniem się, ciągle brakuje mi na wszystko czasu. Ale jakoś nie do końca wiedziałam jak się za to zabrać. Dzięki Tobie wiem, co będę robić za chwilę, gdy dotrę do domu po pracy ;)
Mam wrażenie, że te porady aplikują się nie tylko do poranków, ale całego życia. Priorytetyzacja zadań i wartości pozwala na zajęcie się tym, co jest dla nas na daną chwilę najważniejsze. Bez utykania w wątpliwościach, czym się teraz zająć. Taka forma porządkowania życia :)
Ja również planuję swój dzień, ale nie zawsze udaje mi się wszystko zrobić. Potrzeba czasem wiele samozaparcia, aby zdążyć ze wszystkim. Pozdrawiam
Warto planować działania na cały dzień, bo wtedy łatwiej się pracuje. Zapisuje tak już od kilku miesięcy i bardzo mi taka lista pomaga.