BiznesFirma

Przekleństwo skrzynki odbiorczej

Szybka odpowiedź na wiadomość mailową niekoniecznie jest dobra - Ja mówię TO

Efektywność działania nie polega na odpowiadaniu na maile w pięć minut. To byłoby cudowne. Ale zbyt proste.

Wszyscy uważają Facebooka za stworzenie, które w największym stopniu niszczy naszą produktywność. Wyloguj się do życia, Nie marnuj czasu na portalach społecznościowych – nie bez racji mówią tęgie głowy dodając, że jeśli musisz pracować na Facebooku, to najlepiej zrobisz zakładając sobie dodatkowe konto, z którego nie będziesz podglądał znajomych.

Lubimy myśleć, że pracujemy i efektywnie wykorzystujemy czas.

I tak, jak każdy przyzwyczaił się do narzekań na facebookowe powiadomienia, tak wciąż wśród wielu, szczególnie młodych pracowników, panuje kult skrzynki odbiorczej. Uważają oni, że szybka odpowiedź na maila szefa lub ważnego klienta pozwoli im zdobyć kilka dodatkowych oczek w Rankingu Dobrego Pracownika. Sprawdzanie maila jest nawykiem, który staram się wyeliminować od kilku lat, wciąż nie do końca skutecznie. Uzależniłem się od tego (z pełną świadomością używam tu uzależnienia) jeszcze w organizacji studenckiej – nikt nie ostrzegł młodego, wkręconego Andrzeja, że co za dużo to niezdrowo i nawet pozornie dobre rzeczy mogą być złe, gdy się z nimi przesadzi .

I tak doszedłem do etapu w moim życiu, w którym:

  • przez cały czas, jaki spędzałem w Internecie, miałem włączonego maila
  • na każdą wiadomość odpowiadałem w 5-10 minut po jej otrzymaniu
  • cieszyłem się jak dziecko, gdy jako pierwszy wyraziłem opinię nt. projektu na grupie dyskusyjnej
  • wracając do domu od razu siadałem do komputera i odpowiadałem na maile.

Czerpałem szczerą radość z tej mojej hiper-produktywności i potrafiłem przerwać prawie każde zadanie, byle tylko odpowiedzieć na maila jak najszybciej. Zainstalowałem sobie nawet taki dodatek do Chrome’a, dzięki któremu nawet mając zamkniętego maila widziałem, że przyszła nowa wiadomość.

Oczywiście moi pracodawcy byli szczerze zadowoleni z tego, że Kozdęba odpisuje na maile szybko i konkretnie. Myślę, że w mało której firmie szefostwo ma świadomość, że ciągłe sprawdzanie skrzynek wiąże się ze stratą czasu, rozproszeniem, potrzebą ponownego skupienia i tym, że pociąga za sobą łańcuch kolejnych zdarzeń: bo jak mail, to zaraz Facebook, może kawa, może kanapeczka, może papieros. I z jednego maila robi się 15 minutowa przerwa. A nawet jeśli nie, to skupienie zostało poturbowane.

Czy nadawca czeka na szybką reakcję odbiorcy?

Walka z tym nałogiem jest obecnie jeszcze trudniejsza, bo Pan Gmail zagościł również do smartfonów. Mała ikonka listu wyświetla się na ekranie telefonu za każdym razem, gdy nadchodzi nowa wiadomość. I wiecie co Wam powiem? To jest przerażające, jak duża jest moc nawyku: widzę kopertę – sprawdzam maila. W moim przypadku było to tak silne, że musiałem pozmieniać ustawienia telefonu, żeby to cholerstwo nie rozpraszało mojej uwagi.

Oczywiście towarzyszy temu duże uczucie dyskomfortu. Ta niepewność: czy coś tam jest, czy może jest czysto. W takich chwilach człowiek musi sobie przypominać, że przez maila rzadko kiedy komunikowane są sprawy pilne – jeśli ktoś chce mieć coś załatwione od ręki, to przecież powinien zadzwonić, a nie wysłać wiadomość. Więc czy nadawca czeka na szybką reakcję odbiorcy? Nie. A przynajmniej nie powinien.

Lubimy myśleć, że pracujemy i efektywnie wykorzystujemy czas. W ciągu dnia pracujemy nad projektami i realizujemy kolejne zadania. Warto zastanowić się nad tym, ile czasu poświęcamy na ogarnięcie swojej skrzynki mailowej. Chociażby po to, żeby pewnego dnia nie skończyć dnia pracy i zorientować się, że jedyną rzeczą, którą zrobiłem dzisiaj w całości był mailowy kontakt z innymi ludźmi.

Przychodzą Wam na myśl jakieś inne zachowania, które z pozoru są ważne, a tak naprawdę odciągają nas od spraw najważniejszych? Podzielcie się nimi w komentarzu, bo mi w tym momencie nic do głowy nie przychodzi.

Foto: larskflem z photopin

Podziel się wpisem:

Tags:

komentarze: 11

  1. Zaczynam dostrzegać swój problem…

  2. Powiem Ci, że to wszystko zależy wg mnie od charakteru pracy. ;)

    Prywatnie owszem, uważam, że gmail to świetna rzecz jak i przekleństwo zarazem. Sama niestety mam go ciągle włączonego czy to na tel czy na laptopie – staram się zwalczyć ten brzydki nawyk, ale ciężko idzie ;)

    Wracając do pracy, u mnie np. skrzynka mailowa (outlook, nie gmail) to podstawowe źródło komunikacji. Mając na głowie ok. 80 punktów sprzedaży i jeszcze więcej pracowników, którzy zawsze mają z czymś problem nie byłabym w stanie ogarnąć telefonów, dlatego łatwiej jest jeśli ktoś prześle maila, którego można zawsze odczytać i nigdzie nie ucieknie i tak też każdy z nich został nauczony. :) dlatego jeśli chodzi o pracę to jednak mail jest dla mnie dużym ułatwieniem. Jakiś czas temu odpowiadałam tak jak napisałeś, na każdego maila od razu (przecież im szybciej tym lepiej!) teraz nauczyłam się grupować zadania, robię X, potem Y a potem zbiorczo odpisuję na maile.

    Inne rozpraszacze ? Będąc w pracy myślę, ze może być to zwykłe (z pozoru niewinne) rzucone pytanie 'co tam?’ i jak się człowiek rozgada jakie ma plany na dzień/weekend/wakacje/itd. a potem pada oczywiście pytanie zwrotne 'a Ty jak tam?’ i rozgaduje się druga osoba, to lepiej nie liczyć czasu, który ucieka.. :) wiec myślę, że to jak najbardziej zalicza się do 'rozpraszaczy’.

    1. Faktycznie, w Twoim przypadku ten mail to jest niezbędny. Ale jak zmienisz pracę, to może być bardzo trudno odzwyczaić się od tego trybu pracy…

      1. Pewnie tak, ale wszystko się da zrobić tylko trzeba tego na prawdę chcieć ;) Mam głęboką nadzieję, że kolejną pracą będzie już moja własna firma ;)

  3. Ciężko przyznać, ale og maila to jestem uzależniona. Chociaż wydaje mi się, że robię postępy, bo to cholerstwo w Chromie, które wyświetla nieodczytane wiadomości już dawno odinstalowałam. I wiesz co? Świat mi się nie zawalił ;)

    1. Człowiek, który wymyślił ten dodatek był z siebie pewnie bardzo dumny, a nie zdawał sobie sprawy, co narobił :)

  4. Bardzo pomagają filtry i karty w Gmailu – ja owszem, powiadomienia mam włączone, ale tylko dla ważnych wiadomości. :)

  5. Ja staram się (nie zawsze wychodzi) iść za radą Briana Tracy’ego – rano zawsze pierwsze 2-3 godziny poświęcić na pracę, najlepiej już zaplanowaną poprzedniego dnia, a dopiero później otwierać skrzynkę czy facebooka. Jest to świetne z dwóch powodów, po pierwsze jak się skupiam na jednej rzeczy i mnie mail nie rozprasza to działam dużo efektywniej; po drugie nie martwię się tym co przyszło na skrzynkę i nie zastanawiam się jak to w danym momencie rozwiązać.

  6. Gmail, ale pod kątem sprawdzania maila a nie odpowiadania na nie. Na szybkie maile odpowiadam zwykle od razu, ale te grubsze muszą odleżeć swoje, a ja pokonać prokrastynację.

    Drugim takim moim uzależnieniem jest Instagram i powiadomienia z niego. Najlepiej jest gdy nie publikuję tam fotek ;)

  7. Jedzenie: Uczucie głodu jest wprost proporconalne do chęci odwlekania ważnego zadania.

    1. Ale gdy już przeczekasz głód, to zanika on i odsłania przed Tobą nowe możliwości skupienia.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *


Witryna jest chroniona przez reCAPTCHA i Google Politykę Prywatności oraz obowiązują Warunki Korzystania z Usługi.