Odpowiednie zarządzanie projektem zależy nie tylko od umiejętności project managera, ale również od tego, jakich narzędzi używa w swojej pracy. Przedstawiam najlepsze aplikacje, które ułatwiają zespołową pracę nad projektami.
Zarządzanie projektem wymaga umiejętności planowania, organizacji pracy i działania z innymi ludźmi. To mieszanka, która może być wybuchowa, ale jeśli wiemy, w jaki sposób się z nią obchodzić, to działania projektowe są samą przyjemnością. Wykorzystując odpowiednie aplikacje jesteś w stanie usprawnić pracę nie tylko swoją, ale również całego zespołu, dzięki czemu przygotowanie wydarzeń jest dużo prostsze.
Wszystkie narzędzia, o których dzisiaj wspominam były przeze mnie testowane i sprawdzają się zarówno przy mniejszych, jak i przy większych projektach. Daję Ci więc zestaw klocków. Wybierz z niego te, które Ci odpowiadają i zbuduj z nich swój własny projekt.
Podział zadań
To moja ulubiona aplikacja pozwalająca na organizację pracy, zarówno samodzielnej, jak i zespołowej. W swojej bezpłatnej wersji Trello umożliwia tworzenie zespołów, do których przyporządkowane są tablice zawierające listy zadań do wykonania. Liczba zespołów, projektów i list jest nieograniczona, a wszystkimi tymi parametrami można zarządzać dostosowując je do własnych potrzeb.
O Trello wspominałem Ci już kiedyś pisząc na temat produktywności osobistej, natomiast od jakiegoś czasu korzystamy z niej również w ramach Studia KMIN i sprawdza się doskonale.
Trello genialnie wygląda również w wersji mobilnej, jako aplikacja na iOS.
Jeśli Twój zespół liczy mniej niż 15 osób, a potrzebujesz czegoś trochę bardziej rozbudowanego niż Trello, być może Asana będzie dla Ciebie bardziej interesująca. Ja nie mogłem przekonać się do niej głównie z powodu designu, ale gdy wróciłem do niej kilka dni temu… ktoś zrobił naprawdę dobrą robotę. I to nie tylko pod względem graficznym. Pod względem funkcjonalności na pewno wyprzedza Trello. Asana ma wbudowany moduł komunikacyjny, pozwala w prosty sposób śledzić postępy i w jednym miejscu gromadzi wysłane pliki. Naprawdę nieźle wygląda.
Grupa docelowa
Bardzo ciekawa i prosta aplikacja, która pozwala na zaprojektowanie osoby będącej reprezentacją odbiorcy Twojego projektu, klienta lub użytkownika aplikacji. PersonaApp pozwala wybrać twarz osoby oraz kilka podstawowych cech, dzięki którym myślenie nad grupą, do której adresujemy działania promocyjne, jest o wiele przyjemniejsze.
Linia czasu projektu
Stworzenie wykresu Gantta na początku projektu pozwala uporządkować działania (więcej o tym: tutaj). To macierz, dzięki której zobrazujesz poszczególne czynności oraz ich horyzonty czasowe, co pozwala skupić się na najistotniejszych akcjach i wyeliminować obsuwy czasowe. Jedynym minusem GP jest to, że jest to aplikacja desktopowa, a stworzone projekty trzeba wyeksportować pozostałym członkom zespołu.
Webową alternatywą dla GP jest Ganttic, który w swojej darmowej wersji jest bardzo ograniczony, bo pozwala na dodanie maksymalnie 10 czynności, co moim zdaniem jest bardzo słabą propozycją i nie pozwala na efektywną pracę w zespole. Zamieszczam jednak tę aplikację jako jedyną znaną mi alternatywę dla GP.
Tę aplikację testowałem bardzo powierzchownie.
Wirtualne dyski:
Dysk Google i Dropbox
Z mojej perspektywy, perspektywy zwykłego użytkownika, aplikacje te są na tyle podobne, że nie ma sensu omawiać ich osobno. Obie służą po części do dzielenia się, po części do archiwizowania ważnych danych. Jeśli chodzi o inne kluczowe funkcje, różnica JESZCZE istnieje: Google oprócz dysku udostępnia również aplikacje do tworzenia dokumentów. Dropbox dopiero wprowadza tę możliwość.
Oprócz możliwości tworzenia dokumentów Google Drive otrzymujesz od razu, gdy zakładasz konto Google i – co ciekawe – raz w roku możesz otrzymać 1GB przestrzeni za darmo, sprawdzając zabezpieczenia swojego konta. Dla tych, którzy potrzebują więcej miejsca w chmurze oferta Google będzie korzystniejsza również z powodu dostępnego miejsca: Google daje 15GB, Dropbox tylko 2GB.
Wysyłanie dużych plików:
Bardzo szybka, prosta w użyciu i bezpłatna aplikacja pozwalająca wysyłanie za darmo plików do 2GB. Dużą zaletą tej aplikacji jest to, że śle informację z linkiem do pobrania plików zarówno do nadawcy, jak i odbiorcy wiadomości. Nadawca otrzymuje też mailowe powiadomienie o tym, że odbiorca pobrał załącznik. Genialne narzędzie.
Aplikacja umożliwia przesyłanie plików do 5GB bezpośrednio do odbiorcy lub na serwer. Gdy wybierzesz drugą opcję otrzymasz link, pod którym znajdziesz wysłane pliki.
Do wysyłki prawdziwych kobył polecam FileMail, który umożliwia dzielenie się plikami ważącymi aż do 30GB. Pliki są dostępne przez 7 dni od momentu wysłania.
Każda z aplikacji do transferu plików ma swoją płatną wersję, która daje szereg dodatkowych możliwości pozwalające tworzyć książki adresowe, wysyłać jeszcze większe dokumenty i archiwizować wysyłki na wirtualnym dysku. Moim zdaniem dla mniejszych projektów wersje podstawowe wystarczą w zupełności.
Tworzenie notatek:
Prawdziwy kombajn umożliwiający tworzenie notatek, załączanie obrazów, dodawanie fragmentów artykułów znalezionych w sieci. Program jest bezpłatny, ale jego płatne wersje są tanie i dają jeszcze więcej opcji użytkowania. Evernote jest świetny, a jego jedynym minusem jest dość dużo opcji dostępnych na ekranie głównym. Mimo wszystko nie znam lepszego narzędzia do wspólnego notowania.
Moje ulubione narzędzie do robienia notatek. Jeśli potrzebujecie narzędzia, które nie będzie odwracało waszej uwagi od notowania, to draftin sprawdza się świetnie. Notatnik ma kilka opcji, pozwala na dzielenie się notatkami i… to wszystko. Przyda się każdemu, kto tworzy teksty i chce je wysyłać w niesformatowanej wersji.
Inne:
To wciąż mój ulubiony i moim zdaniem najlepszy sposób komunikacji z zespołem. Dostępny jest za darmo, a jedynym wymogiem użytkowania jest posiadania konta Google. Z grup dyskusyjnych korzystam wiele lat i przyznaję, że z im młodszymi ludźmi pracuję, tym częściej sięgamy po Facebooka, ale on ma o wiele mniej funkcji i praca w tym środowisku jest dla mnie bardzo uciążliwa.
Excell / LibreOffice Calc
Tych aplikacji nie trzeba nikomu przedstawiać. Arkusze kalkulacyjne to narzędzia, które pomagają w projektowaniu budżetów, macierzy, niektórzy wykorzystują je również do dzielenia zadań i robienia ofert – dają więc o wiele więcej możliwości niż tylko wykonywanie działań matematycznych.
Aplikacje do zarządzania projektami to niezwykle przydatne narzędzia, dzięki którym usprawnisz swoją pracę. Wierzę, że przynajmniej kilka będzie dla Ciebie przydatnych. Wiem, że pominąłem kilka programów, z których korzysta wiele osób np. Slack), ale chciałem zaprezentować te, z którymi pracowałem dłużej niż jeden dzień (z jednym wyjątkiem). Jeśli korzystasz z innych aplikacji poinformuj o nich innych czytelników.
