Jak zrobić event za 0 zł? | Część 2 – planowanie

Dobry plan jest podstawą każdego działania. Dlatego zanim zaczniesz pozyskiwać partnerów, czy promować swój event zastanów się, czy dobrze zaplanowałeś, co masz do zrobienia.

Ludzi, z którymi pracowałem mógłbym zaliczyć do dwóch grup. Pierwsza to planiści – osoby tworzące plany i na tych planach poprzestający. Druga to realizatorzy, czyli osoby, które chciałby podjąć się działania bez gotowego planu. I jedna i druga grupa ma swoje za uszami: ci pierwsi rzadko kiedy decydują się na realizację planu, ci drudzy często tracą zapał przy pierwszych niepowodzeniach.

Zdecydowanie na początku realizacji projektu potrzebujesz planu. Nie mając planu zwyczajnie pogubisz się w natłoku zadań, które masz do zrealizowania, zapomnisz o czymś, co w późniejszym okresie okaże się istotne, będziesz działał w bałaganie, który w tym wypadku nie jest twórczy, choćbyś nie wiem jak głośno wmawiał sobie, że jest. Dlatego potrzebujesz dobrego planu, który da Ci możliwość spojrzenia na projekt z pewnej perspektywy.

Chcąc dobrze zaplanować projekt musisz:

• określić grupę docelową
• wyznaczyć cele projektu
• wziąć pod uwagę działania konkurencji / sprawdzić dostępność i obłożenie terminów
• stworzyć linię czasu, na której umieścisz zadania
• zastanowić się, co może pójść nie tak

Grupa docelowa

Zwykle tworzymy projekty, które są adresowane do osób takich, jak my – to jest Twoja naturalna grupa docelowa i w większości przypadków, jeśli myślisz o zrealizowaniu swojego projektu, automatycznie wybierzesz taki, który jest bliski Tobie, a więc również i Twojej grupie docelowej. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś zorganizował projekt, który adresowany będzie do innej niż związana z Tobą grupa docelowa, ale jego realizacja będzie wtedy trudniejsza, bo będziesz musiał ją poznać.

Przykład: mając 20 lat łatwiej będzie Ci zorganizować event dla studentów, niż dla ludzi z grupy wiekowej 50+. Kobieta organizująca Dni Kobiet jest bardziej wiarygodna jako organizator niż mężczyzna.

Mówiąc o grupie docelowej musisz zastanowić się:

• jakim językiem będziesz rozmawiał z jej członkami
• gdzie bywają takie osoby
• co może być dla nich atrakcyjne
• jakie tematy / osobistości powinny być częścią realizowanego projektu
• jakie terminy będą najbardziej sprzyjały realizacji wydarzenia z tą grupą docelową.

Myślę, że patrząc na powyższe punkty rozumiesz, dlaczego łatwiej jest przygotować event, skierowany do grupy, z którą jesteś związany, prawda?

Przykład: W tym roku w ramach akcji 42 Do Szczęścia organizowaliśmy adresowaną do biegaczy konferencję Czego jeszcze nie wiesz o maratonie?, którą poprzedzały 3 wykłady na uniwersytetach, adresowane do studentów-biegaczy. Wszystkie 3 wykłady miały odbyć się pod koniec stycznia, a więc w terminach bardzo blisko sesji. Założyliśmy, że studenci-biegacze, do których adresowane były prezentacje, poświęcą godzinę, chętnie oderwą się od książek i przyjdą posłuchać naszych prelegentów. W efekcie na każdej prezentacji pojawiło się maksymalnie około 10 osób. Klapa. Tydzień później organizowaliśmy konferencję. Z biegaczami  nie było problemu sesji – tłumnie zjawili się na wydarzeniu. Wniosek? Nigdy nie lekceważcie sesji i odpowiednio dobieraj termin do grupy docelowej.

Cele projektu

Podstawowym celem projektu jest jego realizacja. Ale przygotowując projekt warto wyznaczyć sobie też inne cele, które pozwolą Ci zmierzyć to, czy projekt zakończył się sukcesem. Cele te powinny być określone według zasady SMART, a więc każdy cel powinien być:

• S – konkretny (specyfic)
• M – mierzalny (Measurable)
• A – osiągalny (Achievable)
• R – trafny (Relevant)
• T – określony w czasie (Time-based)

Przykładowo, celem polskiego rządu będzie stworzenie nowych autostrad w Polsce. Cel SMART wyglądałby następująco:

Do roku 2020 wybudujemy w Polsce 1 000 kilometrów nowych autostrad.

Cel jest konkretny (chodzi o autostrady na terenie Polski, nie o jakieś drogi), mierzalny (1 000 km), osiągalny (załóżmy, że w przykładzie jest on osiągalny), trafny (jest ważny i związany z tematami, którymi powinien zajmować się rząd) i określony w czasie (do 2020 roku). Cel jest więc stworzony prawidłowo.

W przypadku projektów celami SMART mogą być: liczba uczestników, liczba pozyskanych sponsorów, wzmianek w Social Media, pozyskana na realizację projektu kwota, itp.

Po co w ogóle tworzyć cele SMART? Cele te pomogą Ci przede wszystkim ocenić poziom realizacji projektu. Poza tym, w trakcie wykonywania planu jesteś w stanie oceniać, jak szybko notujesz postępy zwracając uwagę na to, co udało się już zrobić i ile zostało do wypełnienia celu.

Przykład: cele dla pierwszej konferencji Smok Blog: zorganizować 3 prelekcje i panel dyskusyjny podczas wydarzenia, pozyskać minimum jednego sponsora, zainteresować minimum 100 osób Smok Blogiem.

Planowanie na wykresie Gantta

Gdy masz określony termin i cele projektu, musisz zastanowić się nad działaniami, czyli zaplanować projekt. Planując projekt warto:

• wypisać wszystkie czynności, które musisz wykonać, by event się odbył
• ułożyć chronologicznie czynności wyznaczając ich kluczowość i horyzonty czasowe

Planując projekt musisz wypisać wszystkie zadania, które musisz lub chcesz wykonać w ramach jego realizacji. Te, które musisz wykonać to zadania kluczowe (bez nich Twój event się nie odbędzie, np. pozyskanie sali). Pozostałe zadania, te które chcesz wykonać, to wszystko to, co sprawi, że Twój projekt będzie fajniejszy, ale jeśli ich nie wykonasz, to tak naprawdę nic złego się nie stanie i projekt odbędzie się mimo wszystko (zadania niekluczowe).

Przygotowując projekt zwykle wypisuję zadania z grup:

• promocja
• finanse i sponsorzy
• logistyka i zasoby ludzkie
• podsumowanie projektu

oraz tworzę listę rzeczy niezbędnych podczas samego eventu.

Mając listę zadań należy określić ich czas i kolejność. W tym celu warto nanieść je na macierz Gantta (inne nazwy macierzy to wykres Gantta lub diagram Gantta). Macierz ta pozwala na graficzne przedstawienie zadań, uwzględnia powiązania pomiędzy zadaniami i czas potrzebny na ich realizację. To jedno z moich ulubionych narzędzi realizacji projektu, które pozwala kontrolować, ile czasu do eventu zostało i zmusza do regularnej pracy.

Najprostszy wykres Gantta, którego użyjesz podczas przygotowania małych eventów, możesz zaprojektować już w Excelu. Jeśli chcesz nanieść na niego zadania kluczowe i niekluczowe możesz skorzystać z darmowego narzędzia Ganttproject.

Macierz Gantta pozwala również określać tzw. kamienie milowe, czyli zadania które kończą pewien etap realizacji projektu. Jako kamienie milowe warto oznaczać cele SMART (np. pozyskanie prelegentów kończy pewien etap przygotowań, a przy tym może być celem SMART). Przeskakiwanie kolejnych kamieni milowych daje pozytywnego kopa i pokazuje, że przesuwasz się w przygotowaniach, co mnie zawsze motywowało do pracy.

Przykładowa prosta macierz Gantta przygotowana w Excelu:

Przygotuj się na przeciwności

Ostatnim istotnym elementem planowania jest przygotowanie się na to, że… coś może pójść nie tak. Rozumiem, że myślenie o ewentualnym niepowodzeniu na początku projektu, gdy jesteś  nakręcony na jego realizację nie jest ani łatwe, ani przyjemne, ale pozwoli ustrzec się przed ewentualnymi przeciwnościami.

Dlatego warto zastanowić się nad tym, co może zagrażać realizacji projektu, wziąć to pod uwagę w trakcie planowania i – w miarę możliwości – postarać się ograniczyć wpływ tego czynnika. W maju 2010 roku musieliśmy odwołać organizowany przez nas projekt szkoleniowy, bo uczestnicy nie byli w stanie dotrzeć do Krakowa z powodu powodzi, która nawiedziła wtedy Polskę. Trzeba się było z tym pogodzić i przenieść projekt na październik.

Mając dobry plan o wiele łatwiej zrealizować projekt, pozyskać sponsorów i prowadzić działania promocyjne. O tym, jak działać podczas przygotowań i co wziąć pod uwagę promując projekt dowiesz się z następnej części cyklu.

Podziel się wpisem: