BiznesFirma

Jak zrobić event za 0 zł? | Część 5 – co może pójść nie tak?

Jak zrobić event za 0 zł? | Część 5 - co może pójść nie tak? - Ja mówię TO

Jeśli chcesz, by nic Cię nie zaskoczyło w trakcie organizacji eventu, musisz wszystko wziąć pod uwagę. Czym dokładnie jest to “wszystko”?

Organizując eventy Twoja uwaga zawsze skupiać będzie się na rzeczach dużych: sponsorach, promocji, uczestnikach. Ale jeśli chcesz zrobić dobre wydarzenie, powinieneś spojrzeć też na rzeczy małe. To one w ostatecznym rozrachunku mogą decydować o tym, czy uczestnicy wrócą do domu zadowoleni, czy markotni.

Co wziąć pod uwagę robiąc event?

Jedzenie – część ludzi bierze udział w różnych wydarzeniach jedynie wtedy, gdy uczestnicy są w trakcie spotkania raczeni darmowymi przekąskami lub chociaż napojami. Jedzenie to niezwykle istotny element projektu, mimo że nie jest niezbędny. Jeśli nie masz możliwości ogarnięcia poczęstunku na event, nie zawracaj sobie nim głowy. Jeśli taka możliwość istnieje – super, uczestnicy na pewno ocenią projekt, jako lepszy. No chyba, że:

  • jedzenie będzie niesmaczne. Jeśli przygotujesz coś, co będzie niezjadliwe, ludzie będą kręcić nosem. Ale i tak zjedzą wszystko.
  • jedzenia będzie zbyt mało i nie każdy uczestnik załapie się na darmowy kąsek. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że uczestnik, który nie jadł będzie oburzony i dużo gorzej oceni Twoją pracę

Oczywiście chodzi mi o darmowy poczęstunek, nie o jedzenie, za które uczestnicy zapłacą. Jeśli jednak będzie on płatny, to masz obowiązek wywiązać się ze swoich zapowiedzi i dać jeść temu, kto jedzenie zamówił.

Wegetarianie – skoro jesteśmy już przy jedzeniu – musisz pamiętać o weganach i wegetarianach. Z plusów: jest to bardzo pobłażliwa grupa i jeśli darmowy posiłek nie będzie w wersji wege, większość wegetarian przymknie na to oko i po prostu nie będzie pchała się do talerzy. Ale jeśli wegetarianin zapłaci za posiłek, to powinien dostać posiłek wegetariański. Jeśli prowadzisz zapisy lub sprzedajesz bilety, zawsze warto dopytać o preferencje żywieniowe.

Atmosfera – Jako organizator odpowiadasz za to, żeby na evencie była dobra atmosfera. Nie zbywaj więc ludzi brakiem czasu i potrzebą zajęcia się czymś ważnym, tylko staraj się pomóc, doradzić, wskazać drogę do toalety, czy podać ceny piwa na barze. A jeśli nie wiesz, to wytłumacz, gdzie takie informacje zdobędzie, nie odwracaj się na pięcie uciekając do swoich obowiązków.

Oczywiście nie jesteś odpowiedzialny za 100% atmosfery wydarzenia, bo ją generują przede wszystkim uczestnicy, ale Twoje nastawienie będzie albo poprawiało nastrój wszystkim dookoła albo sprawi, że nikt nie zapamięta, kto się napracował jako organizator.

Nagłośnienie i multimedia – zawsze przed projektem warto trzeba sprawdzić sprzęt, z którego będziesz korzystał. Wszystkie prezentacje dobrze mieć w jednym miejscu i nie zmieniać laptopów w trakcie eventu, bo to generuje prawdopodobieństwo fakapu. Prezentacje najlepiej odpalać z plików PDF – wtedy nie ma problemu brakujących fontów.

Im wcześniej sprawdzisz nagłośnienie i projektor tym lepiej. Robienie tego na ostatnią chwilę może być mocno problematyczne.

Czas, plan i obsuwy – rzecz, nad którą najtrudniej zapanować podczas projektu. Jeśli Twój projekt ma plan, który przedstawiłeś uczestnikom, to staraj się, aby obsuwy były jak najmniejsze. Od razu możesz założyć, że event zacznie się przynajmniej z 10 minutowym opóźnieniem. Jeśli w harmonogramie masz napisane, że wydarzenie startuje o 18, to większość uczestników przyjdzie dokładnie na godzinę 18 lub kilka minut po. Jest to denerwujące, ale niewiele jesteś w stanie z tym zrobić, ewentualnie możesz zamknąć drzwi na klucz. Ale tym raczej zrazisz ludzi do siebie. Więc lepiej od razu załóż, że event rozpocznie się o 18:15 i taką informację podaj na początku spotkania.

I pamiętaj, by nie dopuścić do sytuacji, w której zaczniesz event 30, 40 czy 50 minut później. Jedno wydarzenie, w którym (na szczęście) ostatnio nie uczestniczyłem zaczęło się 90 minut po czasie, bo organizatorzy mieli problem z nagłośnieniem i multimediami. Z kolei jeśli chodzi o obsuwy, które mogą pojawić się w trakcie – moderuj, pilnuj, poganiaj. Musisz dobrze znać plan, kontrolować sytuację. Taka to niewdzięczna rola, że organizując event w którym biorą udział prelegenci, ktoś musi pilnować zegarka i czasami pogonić nawet kogoś, kto być może jest Twoim autorytetem.

Niezgodność eventu z jego tematem – jeśli organizujesz konferencję na temat na przykład grafiki stron www, ale podczas wydarzenia prelekcje będą dotyczyły grafiki w social mediach, newsletterach i w czasopismach, to być może napotkasz na swojej drodze ludzi o spojrzeniach rozzłoszczonych i zawiedzionych.

Bardzo rzadko zdarza się, że nie masz wpływu na zamienioną tematykę. Rzadko, ale jednak czasami prelegenci sami decydują, że coś innego będzie ciekawsze. Jeśli zmieniony temat będzie faktycznie ciekawy i fajnie przedstawiony, to widownia przymknie na to oko. Jeśli zaś zostanie rozjechany – odbiór może być różny.

Mieliśmy taką sytuację podczas projektu, który organizowaliśmy ostatnio. Prelegent 10 minut przed prezentacją poinformował mnie, że zmienił jej temat. Upiekło nam się, bo prezentacja była 1 z 3, a facet mówił w sposób zabawny i (mimo wszystko) merytoryczny.

Jeśli Ty musisz z jakiegoś powodu zmienić tematykę, a poinformowałeś już gości o treści eventu, to poinformuj ich również o wprowadzonych zmianach. Raczej wątpię, że będziesz docierał do swojej widowni w sposób inny niż przez internet. Wprowadzenie poprawek i zamieszczenie posta na wydarzeniu nie zajmuje dużo czasu, a Ci, którzy mieli przyjść ze względu na konkretny temat nie będą marnowali czasu. Podobnie jest z prelegentami.

Warto pamiętać o wyżej wymienionych małych sprawach i wziąć je pod uwagę na kilka dni przed rozpoczęciem projektu. A najlepiej od razu zamieścić je na liście priorytetów.

Podziel się wpisem:

Tags: