Jeśli organizujesz małe wydarzenie powinieneś zadbać o to, żeby zrobić wokół niego pozytywny hałas. Jak to zrobić, gdy nie posiadasz środków na reklamę?
Zacznijmy od tego, że im mniejsze miasto, tym łatwiej wypromować projekt. Jeśli tam, gdzie mieszkasz dzieje się niewiele, to możesz mieć pewność, że Twoje wydarzenie zainteresuje lokalne media, które pomogą Ci w jego promocji. Event to w końcu materiał na krótszy lub dłuższy artykuł czy newsa na miejskiej stronie internetowej, a lokalsi zawsze cieszą się, gdy ktoś postanowi coś zorganizować dla miejscowych.
Trudniej przebić się w większym mieście. Niby odbiorców więcej, ale mniejsze zainteresowanie mediów, ludzie też przyzwyczajeni do tego, że cały czas coś się dzieje i mogą wybierać pomiędzy różnymi projektami. Dlatego organizując eventy w większym mieście kieruj je do konkretnych grup docelowych i staraj się zrobić duży hałas dookoła nich.
Jakie eventy organizować?
W mniejszych miejscowościach, gdzie niewiele się dzieje świetnie sprawdzają się eventy rodzinne i skierowane ogólnie do młodzieży. W miejscach, w których dzieje się więcej musisz odpowiednio dobrać tematykę, więc chcąc zorganizować np. spotkanie decyduj się na tematy, które są:
- modne – tematyka np. podróży i nowe technologie zawsze są w modzie
- skierowane do grupy, dla której nie ma innego dedykowanego eventu – gdy my organizowaliśmy pierwszego Smok Bloga, w Krakowie nie było innej konferencji dla blogerów
- specjalistyczne – jeśli w Twoim mieście organizowanych jest sporo eventów z danej kategorii, staraj się wyłuskać coś nowego, czego do tej pory nie robiono – obecnie w branży IT sporo mówi się o User Experience (UX) i ostatnio pojawia się wiele konferencji na ten właśnie temat (luty 2016)
Jeśli już wybrałeś temat musisz zaplanować gdzie i w jaki sposób będziesz go promować.
Czy potrzebujesz www i fanpage’a?
Jeśli organizujesz jednorazowe wydarzenie to zdecydowanie nie potrzebujesz ani strony www ani fanpage’a. Smok Blog bardzo długo nie miał strony www ani nawet fanpage’a, podobnie Hakuna Matata, którą organizowaliśmy 2 lata temu. Nie było takiej potrzeby. Dopiero, kiedy okazało się, że Smok Blog będzie wydarzeniem cyklicznym zainwestowaliśmy w domenę i postawiliśmy prostą stronę www.
Zamiast strony internetowej i fanpage’a stwórz wydarzenie na Facebooku. Jeśli potrzebujesz dodatkowego miejsca, w które chcesz odsyłać potencjalnych uczestników, możesz postawić prostą stronę na serwisach typu SplashThat lub Evenea. Evenea dodatkowo pozwala Ci prowadzić rejestrację uczestników. Jeśli planujesz zorganizować wydarzenie biletowane lub wymagasz, by uczestnicy zarezerwowali swoje miejsce, to Evenea jest platformą, w którym będą mogli zostawić swoje dane.
Jeśli nie chcesz tworzyć stron dla rejestracji możesz przygotować zwykły formularz w Google, który pozwoli Ci na gromadzenie danych, ale mimo wszystko Evenea jest bardziej funkcjonalna.
Tutaj możesz zobaczyć pierwszą stronę Smok Bloga na Evenea
Tworząc jednorazowy event nie potrzebujesz też jego logo. To, na czym powinno Ci zależeć to wzbudzające zainteresowanie nazwa i opis projektu oraz zaplanowana, czy to w formie postów opisowych, czy graficznych, komunikacja z zainteresowanymi.
Jeśli nie jesteś mistrzem grafiki, a chcesz stworzyć proste, ale ładne grafiki dla swojego projektu, skorzystaj np. z Canvy, która jest obecnie najpopularniejszym i całkiem ładnym narzędziem umożliwiającym tworzenie obrazków.
Wykorzystaj media społecznościowe
Założenie samego wydarzenia na Facebooku i zaproszenie wszystkich posiadanych znajomych to trochę za mało, by wypromować event. Z mojego doświadczenia wynika, że największy efekt, jeśli chodzi o pozyskiwanie uczestników z Facebooka jest zamieszczanie informacji w grupach.
Im więcej grup poinformujesz, tym większe efekty osiągniesz. Ale spamuj tylko grupy zainteresowane (powiązane w jakiś sposób) Twoim wydarzeniem. Aby móc zamieszczać informacje w niektórych grupach najpierw Twoje członkostwo musi zostać zaakceptowane, co trwa czasami i 2-3 dni, więc nie ma co działać na ostatnią chwilę. Najlepiej jeszcze w trakcie planowania projektu znajdź wszystkie interesujące Cię grupy, zrób ich listę w jednym dokumencie i od razu dołącz do nich. Informacje o wydarzeniu dodasz, gdy nadejdzie odpowiedni, wcześniej zaplanowany, moment.
Informacje wyślij też do administratorów fanpage’y, które są tematycznie powiązane z Twoim wydarzeniem oraz do tych, które promują eventy z Twojej okolicy. Udostępnij też informacje na swoich profilach społecznościowych i w innych kanałach, które uznajesz za wartościowe. Pamiętaj, że internet jest Twoim głównym orężem w walce o pozyskanie darmowego zainteresowania. Telewizje bardzo rzadko informują o małych eventach, a radia mówią o nich w pasmach, których słucha garstka ludzi. Ich wsparcie jest więc często tylko teoretyczne.
Zaproponuj partnerstwa, pozyskaj patronów
Kolejnym dobrym pomysłem na promocję eventu jest pozyskanie partnerów i patronów medialnych, którzy razem z Tobą narobią szumu wokół Twoich działań. Nie bój się wchodzić we współprace z różnymi podmiotami. Partnerami wydarzenia mogą zostać nie tylko radia, telewizje i strony internetowe, ale też organizacje pozarządowe, koła studenckie, szkoły, uniwersytety, domy kultury, a nawet parafie. Każdy z tych podmiotów posiada bazy mailingowe czy społeczności fanów. Do części ich członków możesz dotrzeć samodzielnie, ale po pierwsze prawdopodobnie nie znajdziesz kontaktu do wszystkich, a po drugie projekty polecane przez członków instytucji, do których mamy zaufanie (lub przez same instytucje), będą cieszyły się większym zainteresowaniem.
Chcąc pozyskać partnerów medialnych, którzy razem z Tobą będą promowali wydarzenie, zaoferuj zamieszczenie logotypów, wzmiankę na temat współpracy na stronie wydarzenia lub inne świadczenia dzięki którym obie strony odniosą korzyści związane z partnerstwem. Kontaktując się z nimi zadbaj o 2 rzeczy:
- znajdź osobę kontaktową – pisanie do konkretnej osoby daje większą skuteczność niż pisanie na adres ogólny. W przypadku większości organizacji takie adresy są dostępne na ich stronach www
- dostosuj język do odbiorcy – inaczej będzie wyglądało pismo skierowane do koła naukowego, a inaczej to, które piszesz do władz uczelni
Plakaty i ulotki
Z plakatami i ulotkami są dwa problemy. Po pierwsze trzeba za nie zapłacić, po drugie ich skuteczność jest bardzo mała. Jeśli jeszcze postanowisz stać z tymi ulotkami i samemu rozdawać je osobom, które będą wyglądały na zainteresowane projektem, to może kilka faktycznie później pojawi się na evencie. Ale sam wiesz, jak ludzie reagują na ulotki. Dlatego moim zdaniem możesz je całkowicie odpuścić. Tak samo, jak plakaty, które stanowią problem, bo:
- na mieście ich nie wywiesisz – aby nakleić coś na słupie potrzebujesz pozwolenia
- nawet jeśli je nakleisz na słupie to – żeby były widoczne – potrzebujesz formatu przynajmniej A2
- nawet jeśli stać Cię na wydruk w formacie A2, ale nie znasz się na grafice, to zaprojektujesz je źle
- nawet jeśli zaprojektujesz je dobrze, to przyciągną niewiele osób
Wielokrotnie podsumowując projekty pytaliśmy ludzi o to, skąd dowiedzieli się o danym evencie. Plakaty i ulotki zawsze miały najmniejszą (o ile jakąkolwiek) skuteczność. Dlatego moim zdaniem najlepiej w ogóle z nich zrezygnować.
Oczywiście możesz również promować swój event wymyślając różne niestandardowe metody, ale pamiętaj, że mimo wszystko Twoją największą siłą jest Internet (a w szczególności e-mail i Facebook) i to właśnie na nim powinny się skupiać Twoje działania. Tym kanałem dotrzesz do największej liczby potencjalnych uczestników Twojego projektu.
Sprawdź pozostałe części poradnika:
Część 1: Najważniejsze informacje
Część 2: Planowanie
Racja z tym facebookiem, podstawa promocji w dzisiejszych czasach, można obyć się nawet bez innych form, tak bardzo zdominował nam całość komunikacji.