Jak zrobić event za 0 złotych? | Część 1

Realizacja eventów to jeden z najlepszych sposobów na zdobycie doświadczenia, umiejętności i znajomości. Można je robić nawet, gdy na koncie ma się 0 złotych. Pytanie: jak?

Początkowo chciałem nadać temu cyklowi nazwę: Jak realizować projekty za 0 złotych, ale dzisiaj projektem jest wszystko. Na studia robisz projekt, w pracy pracujesz projektowo, projektem może być każde indywidualne działania. Tyle, że te działania rzadko kiedy mają cokolwiek wspólnego z projektami, a przynajmniej zarządzanie nimi nie wygląda tak, jak zarządzanie projektem wyglądać powinno.

Dlatego postanowiłem użyć coraz częściej używanego w języku polskim słowa event, które moim zdaniem o wiele lepiej oddaje projektowy charakter pracy, którą trzeba wykonać przy okazji realizacji wydarzeń.

Tyle tytułem wstępu, przejdźmy do konkretów.

Realizacja projektów / eventów jest jednym z najprzyjemniejszych rodzajów pracy, z jaką kiedykolwiek miałem do czynienia. Projekty dają dużą swobodę planowania, umożliwiają dobór narzędzi i kanałów, a przy tym obarczone są całkiem sporą dawką odpowiedzialności, więc motywują i angażują wykonawców. Dlatego eventy są świetnym sposobem na zdobycie doświadczenia i naukę zarządzania, przez co dają fantastyczne podstawy do późniejszego prowadzenia swojej firmy.

W swoim życiu realizowałem projekty społeczne (jako wolontariusz w organizacjach studenckich), działając sam lub w grupach nie mających osobowości prawnej, wreszcie będąc zatrudnionym na Targach Poznańskich. Budżet, którym dysponowałem był różny: najwyższy z jakim pracowałem grubo przekraczał 100 tysięcy złotych na same działania reklamowe. Ale cała masa eventów przygotowywanych przeze mnie była projektami, które realizowaliśmy mając na samym początku okrągłe 0 złotych na koncie. Zresztą, jeśli myślicie, że pracując w firmie ma się duży budżet, którym można szastać, to jesteście w błędzie. Za ten projekt ktoś musi zapłacić i albo będą to klienci albo firma poniesie stratę.

Dlatego warto wiedzieć, co zrobić, żeby projekt, który realizujemy był dobrze zarządzany.

Dlaczego warto zrealizować event za 0 złotych?

Dzięki realizacji eventów zyskasz cenne doświadczenie, umiejętności i znajomości. Bardzo często na rozmowach kwalifikacyjnych pytano mnie o działania, które wykonywałem zarządzając projektami. To doświadczenia, które świetnie wyglądają w CV zwłaszcza, gdy projekt, który zrobiłeś po raz pierwszy zaczyna rosnąć i zdobywać popularność.

Eventy to również ogromne pole, na którym możesz zdobywać umiejętności. Dysponując bardzo ograniczonym budżetem będziesz albo prosić o pomoc znajomych albo sam nauczysz się podstaw, dzięki którym postawisz prostą stronę www, czy przygotujesz logo projektu. W ten sposób udało mi się nauczyć programów do obróbki video, graficznych, budować strony oparte na WordPressie, pisać oferty i robić reklamy na Facebooku.

Wreszcie znajomości. Każdy event potrzebuje ludzi: czy to zespołu, publiczności, czy prelegentów. Z ludźmi będziesz kontaktował się też załatwiając miejsce lub poczęstunek. I bardzo często nie zapłacisz za to ani złotówki. Znajomości zawierane podczas tego typu eventów to bardzo często wartościowe kontakty, które możesz wykorzystać w przyszłości.

Pomysł na event

Jeśli chodzi o pomysł na projekt, tutaj masz ogromne pole do popisu i praktycznie żadnych ograniczeń, oczywiście biorąc pod uwagę skalę działania. Samodzielnie nie zorganizujesz kilkudniowej konferencji za 0 złotych, ale mniejsze, jednodniowe lub popołudniowe eventy – jak najbardziej. Jakie projekty możesz zrealizować?

• spotkanie tematyczne (tu możliwości masz ogromne: blogowe, biegowe, literackie, fanów mangi…)
• slajdowisko z podróży (wystarczą zdjęcia i ciekawa osoba, która będzie opowiadała o swoich przygodach)
• mistrzostwa Polski / regionu (w kamień, papier nożyce, siedzeniu na krześle, grze w wojnę, beer ponga – tutaj też jest ogromne pole do popisu)
• wieczór kultury narodowej lub regionalnej
• wieczór poezji
• imprezę
• koncert
• stand-up / kabaret
• spektakl

Organizacja trzech ostatnich pozycji może być trochę bardziej kłopotliwa, ponieważ znane grupy teatralne, zespoły i kabarety rzadko kiedy występują za darmo. Chcąc ich pozyskać musisz więc dysponować jakimś budżetem lub poszukać kogoś, kto wystąpi z innego powodu. Niektóre zespoły występują za darmo w ramach akcji charytatywnych, ale w tym wypadku wiele zależy od sprawy, którą chcesz nagłośnić i wielkości Twojego eventu.

Powiesz, że to świetne pomysły, ale przecież w Twoim mieście ktoś już organizuje tego typu wydarzenia. Weźmy takie slajdowiska. W samym Krakowie w każdym tygodniu odbywa się kilka tego typu eventów, często 2 jednego dnia. Na początku stycznia 2016 próbowałem się dostać najpierw na slajdowisko o Australii, później na slajdowisko o Indiach i w końcu nie widziałem żadnego z nich, bo nie zmieściłem się w lokalu.

Głupio mi nawet mówić o innych organizacjach robiących slajdy jako o konkurencji. Nie konkurujemy, przynajmniej ja tego tak nie widzę. Chyba nie ma w Krakowie takiej sytuacji , że ktoś robi slajdy specjalnie wtedy, kiedy ktoś inny je organizuje. Nasze slajdy odbywają się zawsze we wtorki, o stałej godzinie, myślę że trzymając ich poziom i systematyczność nie mamy się za bardzo po co przejmować „konkurencją”.

Basia, TKN Wagabunda

Oczywiście w mniejszych miastach wysycenie rynku jest również mniejsze, więc przygotowywanie dwóch takich samych projektów jednego dnia byłoby utrudnianiem sobie pracy na życzenie. Nie ma co walczyć, lepiej współdziałać. Natomiast sam fakt, że ktoś już robi eventy określonego typu w Twoim mieście nie dyskwalifikuje Cię, a może być dla Ciebie dodatkowym wsparciem. Nie widzę przeszkód, żeby swoje indywidualne projekty realizować w ramach koła naukowego czy stowarzyszenia lokalnego. Co więcej te organizacje czasami zapewnią Ci jakiś (wprawdzie minimalny, ale zawsze) budżet, dzięki któremu nie startujesz z poziomu 0 złotych.

Osobiście nie znam lepszego miejsca na realizację swoich projektów niż organizacja studencka. Łapiemy pierwsze doświadczenie, realizujemy często nasze własne pomysły, współpracujemy przy tym ze świetnymi ludźmi w luźnej atmosferze. A jeśli się nie uda? Nic się nie stało! Przecież to tylko organizacja studencka, a nie poważna firma ;).

Mateusz Gierczak, prezydent AEGEE-Kraków

Podstawowe informacje

Gdy już zdecydujesz się na realizację swojego projektu i masz pomysł na to, co chcesz zrobić, warto pamiętać o elementach, które podniosą jego prestiż i ukażą jako bardziej profesjonalne wydarzenie oraz o tych, bez których nie jesteś w stanie zorganizować eventu. Więc zanim zaczniesz cokolwiek robić pomyśl o tych rzeczach.

Nazwa wydarzenia

Wydawałoby się – prosta sprawa, każde wydarzenie ma nazwę. Ale dobra nazwa dla wydarzenia nie jest wcale taką prostą rzeczą. Dobrze, żeby była chwytliwa i łatwa do zapamiętania, korespondowała z grupą odbiorców, wzbudzała pozytywne skojarzenia i ciekawość potencjalnych uczestników.

Przykłady: Smok Blog, BloSilesia, Czego jeszcze nie wiesz o maratonie, Tydzień mózgu, Dni Kariery

Logo

Pojedyncze wydarzenie nie musi być oznaczone logotypem, ale jeśli chcesz prowadzić spójną komunikację, informować uczestników o prelegentach, agendzie i innych istotnych z ich punktu widzenia rzeczach, stwórz proste logo. Wykorzystasz je też np. w kontaktach ze sponsorami i partnerami. Nie musisz być grafikiem, w sieci dostępne są darmowe kreatory prostych logotypów: mniej poważnych, jak Hipster Logo Generator, i bardziej, jak Logo Garden czy Logaster.

Jeśli nie jesteś mistrzem Photoshopa też nie musisz się martwić. W sieci jest wiele darmowych i prostych narzędzi, które możesz wykorzystywać, m. in. Canva czy Fotor. Więcej tego typu darmowych pogramów graficznych znajdziesz na blogu Jacka Kłosińskiego.

Miejsce, data, występujący

Naczynia połączone. W tym trójkącie muszą zgrać się wszystkie elementy: musisz znaleźć miejsce (klub, pub, bar, salę) które będzie dostępna w dniu, który będzie odpowiadał prelegentom / sędziom / zespołowi i Tobie. Oczywiście, jeśli chcesz sam być sobie sterem, żeglarzem i okrętem, to nie potrzebujesz prelegentów, ale projekty oparte o Twoją osobę muszą mieć naprawdę ciekawe treści lub prezentować Twoje umiejętności i talenty.

Opis 

Kolejny banał, który może zostać zrobiony dobrze lub po łebkach. Opis będzie Ci potrzebny w promocji eventu i w kontaktach ze sponsorami. Dobrze zrobiony opis będzie zawierał wszystkie ważne dla uczestników informacje i będzie ciekawy, a do tego najlepiej jeśli będzie napisany językiem grupy, do której kierujesz projekt.

Już przygotowanie tych 4 elementów będzie początkiem planowania projektu. Bardzo ważnym, ale dopiero początkiem.

O tym, w jaki sposób wyznaczać jego cele, przygotowywać plany i na co zwrócić uwagę promując wydarzenie i pozyskując sponsorów dowiesz się z kolejnych części cyklu. Jeśli zostawisz swój adres e-mail w polu po prawej stronie, to prześlę Ci informacje o kolejnych częściach na maila.

Podziel się wpisem: