Jak zrobić event za 0 zł? | Część 4 – sponsorzy

Event za 0 zł nie musi być eventem za 0 złotych. Szczerze mówiąc, rzadko kiedy jest. I nie zmienia tego fakt, że na jego organizację nie wydałeś ani złotówki ze swojej kieszeni, bo wydawał ją dla Ciebie ktoś inny. Jak pozyskać sponsora?

Zacznijmy od tego, że każdy, kto w jakiś sposób pomaga Ci zorganizować wydarzenie, jest jego sponsorem. Właściciel miejsca, w którym organizujesz event, człowiek, który zgodził się „za darmo” wydrukować materiały reklamowe lub dostarczyć jakiś suchy prowiant, firmy, które przekazały nagrody na konkursy, które organizujesz. Każdy z nich oddał „za darmo” coś, co mógłby sprzedać i za co zapłacił swoją pracą czy swoim czasem.

Ten rodzaj sponsoringu nazywa się sponsoringiem rzeczowym i tak, jak sponsoring finansowy nie jest darowizną, a powinien być związany z konkretnymi świadczeniami, które Ty proponujesz jako organizator.

Na tym polega różnica między darowizną a sponsoringiem. Jeśli chcesz otrzymać darowiznę pukasz od drzwi do drzwi i zwyczajnie prosisz o to, by osoba, która posiada jakieś środki, zwykle pieniądze, przekazała je Tobie, bo Ty ich bardzo potrzebujesz. Mamy więc darczyńcę, który czasami chce nawet pozostać anonimowy, i obdarowanego.

Inaczej jest w przypadku sponsoringu. Tutaj mamy sponsora, który posiada jakieś środki i mamy Ciebie: kogoś kto chciałby wykorzystać te środki jako organizator wydarzenia. Sponsor nie chce być anonimowy, chce mieć możliwość pokazania się i zareklamowania swoich usług. Ty, jako organizator eventu, powinieneś dać mu możliwość pokazania się w jak najlepszy sposób.

Mamy tutaj do czynienia ze współpracą, która powinna być korzystna dla obu stron i obie strony powinny czuć, że coś na tej wymianie zyskują. Jest więc tu nie darczyńca i obdarowany tylko dwóch partnerów, którzy posiadają zasoby umożliwiające współpracę.

Kto może być sponsorem?

Sponsorem może być każda firma lub instytucja, którą przekonasz, że w Twoim projekcie jest potencjał. Czasami są to firmy większe, czasami mniejsze i ciężko znaleźć tutaj jakąś regułę. Jedyne, co można wziąć za pewnik, to że jeśli potrzebujesz gadżetów reklamowych, długopisów, zeszytów, najlepiej porozmawiaj z urzędem miasta lub gminy albo z jakąś korporacją, której oddział mieści się w okolicy. Jeśli mają tego typu rzeczy na stanie, to zwykle nie ma problemu z ich pozyskaniem.

Z pozyskaniem innych rzeczy już tak łatwo nie jest, dlatego, jeśli tylko możesz, postaraj się wykorzystać znajomości. To jest zasada, którą Szczepan Kasiński wpaja osobom, z którymi współpracuje i jest to zasada skuteczna. Jeszcze będąc członkiem AEGEE wiele razy słyszałem o tym, że taka i taka firma wejdzie z nami we współpracę, bo ktoś zna kogoś i dzięki temu udało się ich pozyskać. Nie ma co się krzywić, trzeba wykorzystywać znajomości. Tym bardziej jeśli robisz wartościowy projekt.

A projekt nie będzie w takim samym stopniu wartościowy dla każdej firmy.

Jeszcze zanim zaczniesz wykonywać jakiekolwiek ruchy związane z dzwonieniem czy wysyłaniem ofert przygotuj listę rzeczy, które chciałbyś pozyskać na projekt oraz listę potencjalnych sponsorów, którzy mogą być nim zainteresowani. Nie chcesz byle kogo, bo byle komu zaoferujesz jedynie byle co. Sponsorzy, którzy Cię interesują powinni być powiązani tematycznie z Twoim wydarzeniem lub z grupą docelową, do której adresujesz projekt.

Więc zanim spróbujesz pozyskać potencjalnego sponsora zrób listę pasujących podmiotów, określ co możesz im zaoferować i dlaczego wsparcie Twojego eventu będzie dla nich korzystne. Określ też co chcesz otrzymać w zamian za promocję.

Czym będzie zainteresowany sponsor?

• Widoczność – gdzie pojawi się logo i nazwa firmy? W otoczeniu jak wielu innych sponsorów i partnerów się znajdzie?
• Grupa docelowa – do kogo adresowany jest projekt? Dlaczego ta grupa docelowa jest ważna dla sponsora?
• Co jeszcze mogę dostać? – jakie inne świadczenia oprócz widoczności i dotarcia do określonej grupy docelowej możesz zapewnić? Ankieta, dostęp do bazy uczestników, możliwość rozesłania dodatkowych materiałów? – zastanów się, co może być ciekawe dla sponsorów.
• Ile za to chcesz? – konkretna kwota lub jasno opisane inne świadczenia, których oczekujesz ze strony sponsora.
• Inne – jakich sponsorów już pozyskałeś? Na co chcesz przeznaczyć pieniądze? Kogo zapraszasz na konferencję – jeśli uznasz, że jakieś informacje będą wartościowe i podniosą Twoje szansę na współpracę – powiedz o nich.

Jak napisać ofertę sponsorską?

To co przyda Ci się w kontakcie ze sponsorem to dobrze przygotowana oferta sponsorska. Moim zdaniem jest wręcz niezbędna i nawet jeśli piszę do kogoś znajomego, to mam przygotowaną dla tej osoby krótką ofertę sponsorską. Zresztą każda oferta sponsorska powinna być zwięzła i jasna – duża liczba stron na pewno nie zachęci potencjalnego partnera, wręcz przerazić może go to, że musi czytać tyle tekstu. Co więc zamieścić w ofercie?

• Opis projektu wraz z grupą docelową – krótki, zwięzły i jasny opis dotyczący tego co robisz, dlaczego to robisz i dla kogo to robisz. Odpowiadając na pytanie dlaczego skupiałbym się raczej na czynnikach zewnętrznych (duże zainteresowanie tematem, temat ważny), a swoje osobiste dlaczego, o ile nie uznasz go za wyjątkowo wartościowe i ważne, pominąłbym w tekście oferty.
• Opis korzyści płynących dla sponsora, czyli świadczenia, które oferujesz w zamian za współpracę – pełna lista rzeczy, które możesz zaoferować. Pamiętaj, żeby dostosowywać ofertę – jeśli od sponsora A chcesz 1 000 zł, a od sponsora B wydruk identyfikatorów o łącznej wartości około 300 zł to nie oferuj jednemu i drugiemu tych samych świadczeń. Najlepiej zrobić listę wszystkich dostępnych opcji, które chcesz zaproponować sponsorowi / sponsorom głównym i później wykreślać kolejne pozycje wraz ze schodzeniem z ceny świadczeń
• Opis tego, co chcesz otrzymać – w ofercie musi się znaleźć informacja dotycząca Twoich oczekiwań. Spotkałem się z tym, że ludzie wysyłali oferty, w których słowem nie wspomnieli o swoich oczekiwaniach, bo nie chcieli zrażać partnerów, woleli poczekać na ich propozycje. Efekt? Opowiem Ci anegdotę-suchara: Tak skonstruowany dokument, bez podanych oczekiwań, dostał kiedyś mój kumpel. Darmowa reklama? Bierzemy wszystko – odpisał na maila. (Do dzisiaj wspominając to wydarzenie turlamy się po ziemi i brzuszki nas bolą od śmiechu, tak błyskotliwa była to riposta).
• Dane kontaktowe – nawet jeśli ślesz ofertę mailem, na ostatniej stronie dodaj swoje dane kontaktowe.

• Ciekawa forma – to co jest jeszcze istotne w momencie wysyłania oferty sponsorskiej to jej ciekawa forma. Ja swoje oferty projektuję na slajdach 16:9 – zmusza mnie to do zwięzłego pisania, nie rozwlekania ofert i podawania konkretów.
• Oferta oparta o pakiety – ciekawym pomysłem jest wysyłanie ofert opartych o pakiety – przy mniejszych projektach robienie pakietów nie jest konieczne, ale przy większych wysyłanie jednej oferty zawierającej 2 lub 3 różnie wycenione pakiety świadczeń jest dobrym pomysłem. Sponsor dostaje wtedy 2-3 propozycje w jednym dokumencie i może wybrać tę, którą uznaje za lepszą dla niego. Nazwy pakietów są przeróżne, poczynając od kolorowych (srebrny, złoty, platynowy), przez tytularne (główny, zwykły) czy kreatywne (turbo, mega, giga). Ale z tymi nazwami naprawdę uważałbym. Sama nazwa Pakiet Platynowy zawsze mnie bawiła, a jak jeszcze są pod nią wypisane 4 świadczenia, to w ogóle taka platyna, że w mordę strzelił. Nic tylko brać.

• Uważaj na błędy –  to też bardzo istotna rzecz, jeśli chodzi o oferty. Literówki, ortografy – jasne, nie powinny znaleźć się w ofercie, ale największymi błędami, które możesz zrobić to pomylić nazwę sponsora lub nazwisko osoby, do której piszesz. Najgorzej, jak wyślesz ofertę do firmy Y z nazwą firmy X, bo nie wprowadziłeś zmian we wszystkich miejscach. Uważaj na to. Dla mnie to najbardziej stresująca część pracy nad ofertą.

Rozmowa telefoniczna i spotkanie

Przez wysłaniem oferty dobrze jest zadzwonić do sponsora lub – jeśli masz taką możliwość – porozmawiać osobiście. Dzięki temu przede wszystkim podnosisz swoje szanse na pozytywny efekt Twojego działania. Dodatkowo unikasz wysyłania niepotrzebnych maili, być może uzyskasz prawidłowy (leszy?) adres do wysyłki.

Jeśli organizujesz mały projekt w mniejszym mieście, to nie widzę też przeszkód, żeby umówić się na spotkanie i wybrać się na rozmowę osobiście. Sponsorów na większość małych eventów możesz pozyskać telefonicznie lub przez internet, ale spotkania zawsze są dodatkową szansą.

Budżet

Nawet w evencie, który chcesz zorganizować za 0 złotych wkładu własnego, przyda się prosty budżet, a może raczej lista wydatków, które muszą zostać sfinansowane. Prosty budżet stworzysz w Excelu. Wypisz wszystkie wydatki i zsumuj je – dzięki temu będziesz widział, ile pieniędzy lub jakiego rodzaju świadczeń potrzebujesz. Po drugiej stronie spisuj wszystkie środki, które udało Ci się pozyskać. Ot, cała filozofia.

Przygotuj się na „NIE”

Nawet najlepsza oferta i najbardziej przemyślana strategia nie zapewnią Ci sukcesu jeśli zabraknie Ci cierpliwości. Pozyskanie sponsora to nie jest zadanie, które uda Ci się wykonać w 5 minut. Jest taka możliwość, ale prawdopodobieństwo tak szybkiego sukcesu jest mniej więcej takie, jak trafienie 6 w totolotka. Musisz przygotować się, że usłyszysz NIE. I to bardzo dużo nie.

Statystyki mówią, że w sprzedaży średnio 20% rozmów z klientami kończy się sukcesem. Nie znalazłem informacji dotyczących pozyskiwania sponsorów, ale myślę, że proporcje sukcesów do porażek będą podobne. Z mojego doświadczenia wynika, że przy mniejszych projektach o wiele łatwiej pozyskać sponsorów, którzy wspierają projekty w sposób rzeczowy, niż finansowy. Mimo wszystko natężenie odmów jest wysokie i musisz być na to przygotowany.

Inne formy rozrywki?

Sponsorzy w tradycyjnym ujęciu to nie jedyny sposób, w jaki możesz pozyskiwać pieniądze na realizację swoich pomysłów. Wszystko zależy od tego na co potrzebujesz pieniędzy i czy potrafisz to sprzedać. Znajomi, którzy we Wrocławiu organizują małe koncerty w domowym studiu finansują je z wpłat uczestników – po sali leci kapelusz, do którego każdy wrzuca opłatę za bilet. Inni z kolei do biletów dołączają prezenty, więc uczestnicy płacą nie tylko za udział, ale też za coś materialnego.

Dobrym pomysłem jest również próba wykorzystania serwisów typu Polak Potrafi. Te serwisy polecam raczej osobom, które organizują coś większego, nie tylko eventy. Osobiście znam m. in. 2 osoby, które przez tego typu działania wydały swoje książki. Jedną z jest Kamil Bąbel, który działał z Polak Potrafi, drugą wspomniany już wyżej Szczepan Kasiński, który książkę wydał z Odpal Projekt.

Pozyskiwanie sponsorów jest chyba najtrudniejszym elementem całego projektu. Najtrudniejszym, ale też dającym największą satysfakcję. Nigdy nie zapomnę, gdy na pierwsze eventy, które współorganizowałem, udało mi się pozyskać najpierw chleb, a później kiełbasę. Miałem wtedy 19 lat i myślałem, że złapałem Boga za nogi. Dziesiątki telefonów w obładowanym organizacjami studenckimi Krakowie przyniosło efekty.

A o sponsorów należy dbać nie tylko przed realizacją projektu, ale również po jego zakończeniu. O tym przeczytasz w kolejnych częściach cyklu.

Tymczasem sprawdź, co znajdziesz w poprzednich częściach:

Jak zrobić event za 0 zł?

Jak zaplanować event za 0 zł?

Jak promować event za 0 zł?

Podziel się wpisem: