BiznesPrezentacje

Kontakt z organizatorem: o czym należy pamiętać?

Jeśli zostałeś poproszony o poprowadzenie konferencji lub szkolenia zadbaj o dobry kontakt z osobami, od których otrzymałeś zaproszenie. Organizatorzy to zwykle fantastyczni ludzie, którym chce się zrobić coś ciekawego. Ale nawet oni czasami zapominają o niektórych rzeczach. Jak uniknąć pomyłek? Wystarczy myśleć i komunikować się.

W poniedziałek prowadziłem warsztaty z przygotowania wystąpienia publicznego. Szkolenie miało odbyć się w środku dnia, a ja od rana walczyłem z bólem gardła. Wiedziałem, że będę potrzebował wody, żeby nie stracić głosu. Wiedziałem też, że po drodze na sesję nie będę miał czasu jej kupić, więc zagadałem do organizatora:
Ja: Stary będę potrzebował butelkę wody i kubeczek.
Kuba: butelka 0,5 czy półtora litra?
Ja: półtora.
Kuba: dobra mam butelkę.

Zadowolony, że udało się załatwić sprawę ruszam w drogę. Jestem na sali, ogarniam się przed rozpoczęciem. Podchodzi do mnie Kuba. Daje mi kubeczek Machesteru United, na stole stawia butelkę smakowej wodzie mineralnej. Myślę: wolałbym czystą, ale taka też ujdzie. Dziękuję i wracam do ogarniania. Kilka minut później chcę nalać sobie wody. Biorę butelkę, patrzę: pusta. Myślę: ładnie Kuba zakręcony, zdenerwowany szkoleniem, dał mi pustą butelkę. Podchodzę do niego i mówię:

Ja: Kuba, ale ta butelka jest pusta.
(Widzę, że twarz Kuby przybiera dziwny wyraz)
Kuba: A nie miała być?
Ja: No? chciałem się napić wody…
Kuba: Acha? a ja myślałem, że potrzebujesz do case?a?

Koniec końców woda się znalazła, za co dziękuję. Ale z tej krótkiej historii wyciągnąłem jeden ważny wniosek: Lepiej trzy razy zapytać, czy wszystko jest jasne.

Spisz to, co najważniejsze

Zawsze zanotuj dane osoby, z którą się kontaktujesz. Nie na wszystko masz wpływ: wypadek drogowy, zepsuty samochód ? będąc w kontakcie z organizatorami jesteś w stanie przygotować zespół na ewentualne opóźnienia. Spisz również datę i godzinę Twojego wystąpienia. I nie pojawiaj się na miejscu na ostatnią chwilę. Szczególnie, gdy z danym teamem pracujesz po raz pierwszy. Odnalezienie odpowiedniej osoby przy większych wydarzeniach może zająć kilka minut.

Pomyślisz, że to podstawowa sprawa i każdy o tym wie? Jakiś czas temu organizowaliśmy ze znajomymi konferencję. Jednemu z prelegentów zostało około 15 minut do rozpoczęcia wystąpienia. Nie było go na miejscu i nie można się było z nim skontaktować. Przyjechał spóźniony o kilka minut. Na informację, że próbowaliśmy się do niego dodzwonić odpowiedział, że nie słyszał telefonu, a nie skojarzył, żeby sprawdzić komórkę, bo się spieszył. W stresie zapomina się o różnych rzeczach. Warto zadbać wcześniej o swój komfort.

Kontakt z organizatorem

Organizator też potrzebuje czasu

Chcesz żeby szanowano Twój czas? Uszanuj też czas innych. Jeżeli wiesz, że będziesz potrzebował dodatkowych pomocy podczas prezentacji napisz o tym odpowiednio wcześniej. Daj organizatorowi czas, żeby mógł przygotować dla Ciebie wszelkie potrzebne pomoce. Prowadziłem warsztaty w najróżniejszych miejscach. Nie zawsze na sali był stojak do flipchartów, projektor, czy markery. Często tego typu rzeczy były dostarczane przez team. Zwykle na kilka dni przed warsztatem otrzymywałem wiadomość ?Czego będziesz potrzebował??, ale nie widzę przeszkód, a nawet polecam, samemu upomnieć się o potrzebne wyposażenie.

Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie listy potrzebnych rzeczy. Skreśl z niej to, co możesz zabrać ze sobą (specjalne rekwizyty, laptop, itp.), a pozostałe wyślij zespołowi z prośbą o ich załatwienie. Jeżeli prowadzisz wystąpienie w nowym miejscu nie bój się wypisać i zapytać nawet o podstawowe rzeczy. Dzięki temu unikniesz pomyłek i nieporozumień na miejscu.

Zadbaj o bycie poinformowanym

Prowadząc kilka miesięcy temu warsztaty w Zielonej Górze nie dogadaliśmy się z organizatorem, co do godziny rozpoczęcia szkolenia. W ostatniej chwili nastąpiła zmiana, o której nie zostałem poinformowany. Pół biedy, gdybym to ja przyszedł godzinę wcześniej. Niestety, to uczestnicy warsztatów czekali na mnie.

Tego typu wpadki nie powinny mieć miejsca, ale każdy uczy się na błędach. Warto uczyć się na moich, a nie próbować na sobie :). Tamta lekcja nauczyła mnie, żeby zawsze potwierdzić miejsce i godzinę rozpoczęcia warsztatów. Nawet, jeśli wszystko wydaje Ci się być jasne, to dodatkowy telefon czy SMS dzień przed zajęciami nie są ponad Twoje możliwości, a może się zdarzyć, że dzięki nim unikniesz podobnej do powyższej wpadki.

Dobra współpraca na linii prelegent ? organizator da satysfakcję obu stronom. Projekt zakończy się sukcesem, a Ty zostawisz po sobie dobre wrażenie. I otrzymasz szansę na to, że zostaniesz zaproszony po raz kolejny.

Podziel się wpisem:

Tags:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *