BiznesFirma

Jak założyć spółkę z o. o. przez internet?

Gdy 4 lata temu zakładałem działalność gospodarczą nie miałem pojęcia, jak prowadzi się swoją firmę. Przez ten czas nauczyłem się wiele, współpracowałem z wyjątkowymi ludźmi i pozyskałem klientów, o których nawet nie miałem odwagi marzyć. Ale działalność ma swoje ograniczenia. Dlatego miesiąc temu, już nie sam, wykonałem kolejny krok: założyłem spółkę. Nawet nie wiecie, jak bardzo się z tego cieszę.

Dwa lata temu zaczęliśmy z Wojtkiem rozwijać markę studiaKMIN. Projektowaliśmy identyfikacje wizualne, grafikę i strony internetowe, a swoją filozofię opieraliśmy na świetnej obsłudze klienta i profesjonalnym doradztwie. Tym zdobywaliśmy rynek. Czułem ogromne zadowolenie, że mogłem rozwiązywać problemy ludzi i szukać dla nich rozwiązań, które naprawdę im się przydadzą.

Jednak prowadzenie jednoosobowej działalności miało swoje ograniczenia. Największym było poczucie finansowego bałaganu. Przez ostatnie dwa nie tylko prowadziłem agencję kreatywną, ale też robiłem szkolenia i pisałem bloga, na którym coraz częściej pojawiały się płatne współprace. Wszystkie te przychody, a co za tym idzie: wszystkie koszty, były rozliczane w ramach jednej firmy i niejeden wieczór spędziłem z kalkulatorem starając się ogarnąć rozliczenia, żeby wiedzieć, ile na czym zarabiam.

Ograniczeniem była dla mnie też sama struktura. To ja byłem formalnie odpowiedzialny za wszystko i figurowałem jako właściciel, a Wojtek, bez którego studioKMIN nigdy nie osiągnęłoby swojego poziomu, cały czas był zatrudniany na umowy. Dlatego temat spółki wracał do nas jak bumerang.

Niestety, ciężko znaleźć w sieci dobry poradnik mówiący o tym, ile kosztuje spółka i czy opłaca się ją zakładać w przypadku biznesów internetowych. Ogólne przekonanie brzmi: jest trudno i drogo. Te  przekonania i rady płynące z otoczenia pełniły rolę skutecznego spółko-odstraszacza.

Przez cały czas funkcjonowania studiaKMIN działa się jeszcze jedna bardzo ważna rzecz: kwitła nasza współpraca z Michałem i jego Melon Studio. Z Majem znamy się jak przysłowiowe łyse konie. Przez 9 lat przeżyliśmy mnóstwo przygód, jak na przykład trekking na Mont Blanc czy Bieg Rzeźnika. Wspólnie zrobiliśmy też wiele projektów mniej czy bardziej biznesowych: Smok Bloga, Hakunę czy 42 Do Szczęścia.

Temat spółki przewinął się między nami kilka razy, ale znowu przerażały nas koszmary o podwójnym opodatkowaniu, brak wiedzy na temat prowadzenia spółki i odpowiednich umiejętności.

Aż w końcu nastał przełom lat 2017/18, który był dla mnie jednym z najtrudniejszych momentów ostatnich lat. Wtedy to wszystkie plany się sypały. Czułem się, jakby złośliwy los raz po raz uderzał mnie mokrą ścierą po twarzy. Oddalała się wizja wymarzonego wyjazdu, po raz pierwszy nie mogliśmy znaleźć wspólnego języka z dużym klientem, a dodatkowo podjęliśmy z Wojtkiem trudną decyzję o rozpoczęciu procesu zamknięcia studiaKMIN.

Nie pierwszy raz przekonałem się, że życie to szalona sinusoida: nie da się cały czas być na szczycie, ale też nie da się tkwić w permanentnym dołku. W pewnym momencie trzeba złapać los za rękę i powiedzieć: Ziom, starczy już tego bicia!

I tak powiedzieliśmy. Potrzebowaliśmy pozytywnego impulsu. Po raz kolejny ruszyliśmy temat spółki, ale po raz pierwszy wyszliśmy z researchem poza internet. Umówiliśmy się na konsultacje z naszą księgową, Panią Moniką z ACCF. Z Panią Moniką współpracujemy od początku działania naszych firm i zawsze byliśmy zadowoleni z szybkości i fachowości działania jej biura księgowego. Pani Monika jasno przedstawiła nam sprawę, powiedziała o kosztach, możliwościach ich optymalizacji i potencjalnych zyskach. Jasno wytłumaczyła różnice między kosztami prowadzenia i założenia sp. z o.o. i sp. komandytowej oraz odradzała nam zakładanie spółki przez internet, bo “tak robią starzy wyjadacze”, a my powinniśmy pierwszą spółkę założyć tradycyjnie.

Jak założyć spółkę przez internet?

Pani Monika i jej biuro po raz kolejny bardzo nam pomogli. Jednak słyszeliśmy, że tradycyjna spółka to nawet 3 miesiące przygotowań i dużo wyższe koszty, więc o radę poprosiliśmy prawnika Marcina Okrucińskiego. Marcin krótko wytłumaczył, jak bardzo łatwe jest założenie spółki przez internet i zaoferował swoją zdalną pomoc w razie problemów. Uzbrojeni w wiedzę i zaplecze siedliśmy więc do komputera i założyliśmy:

  • profile zaufane ePUAP – jeśli chcesz założyć spółkę przez internet to musisz posiadać profil zaufany ePUAP, który jest darmowy. Profil zaufany pozwala na załatwianie różnych spraw urzędowych przez internet. Na początku roku podpisywałem w ten sposób dwa dokumenty, dzięki czemu uniknąłem wizyty na poczcie i w urzędzie. Wspaniała sprawa. Profil na ePUAP możesz założyć za pośrednictwem swojego banku (przynajmniej klienci mBanku i kilku innych banków mają taką możliwość)  lub bezpośredni na stronie Profilu Zaufanego. Wniosek S24 możesz również podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli taki posiadasz (wyrobienie podpisu jest płatne).
  • konto w IdeaBanku przez telefon (nie polecam zakładania konta przez telefon – lepiej zrobić to w oddziale. W naszym przypadku konsultant pomylił nazwisko rodowe mojej mamy przez co przez kilka dni mieliśmy problemy z kontem). Ważna sprawa: jeśli dostęp do konta ma mieć każdy ze wspólników, to każdy z nich musi uzyskać swoje dane dostępowe do systemu. My na początku tego nie ogarnęliśmy i dałem Michałowi swoje dane do logowania. Dopiero w banku dowiedzieliśmy się, że każdy z nas powinien mieć swój własny dostęp do konta.
  • podpisaliśmy umowę na wynajem biura w PointOffice (polecam, świetna przestrzeń coworkingowa).
  • zgłosiliśmy się do urzędu skarbowego (to załatwiał Michał i chwała, że padło na niego, bo trafili nam się naprawdę hardkorowi urzędnicy rodem z PRL).

Jak wypełnić wniosek S24 przez internet?

Samo założenie spółki formularzem S24 jest dość proste, ale proces wymaga sporego skupienia, dokładnego czytania instrukcji i sprawdzania załączników. Wniosek można złożyć na stronie EKRS. Najpierw należy założyć swoje konto, a później po kolei składać odpowiednie załączniki i wniosek.

Ograniczenia umowy we wniosku S24

Warto pamiętać, że umowa dołączona do wniosku S24 jest bardzo ograniczona i prawie każdy prawnik zaleca, by zakładając spółkę pomyśleć o umowie tradycyjnej. Taka personalna umowa jest po prostu uszyta na miarę, a dokument znajdujący się w systemie S24 jest uproszczony i nie reguluje wielu sytuacji. Warto o tym pamiętać, żeby podjąć dobrą decyzję co do wyboru formy umowy. Z drugiej jednak strony umowę spółki można w późniejszym terminie zmienić u notariusza. Jeśli zależy nam na czasie, może to być dobra alternatywa.

Największym ograniczeniem spółki S24 jest wymóg finansowego pokrycia swoich udziałów. W przypadku umowy tradycyjnej możesz w ramach udziałów wnieść do firmy samochód, komputer, garnitur, a nawet swoje know-how. W przypadku wniosku S24 udziały pokrywane są wyłącznie za pomocą gotówki, minimum 5 000 zł (czyli 2 500 zł na wspólnika). Wartość jednego udziału to minimum 50 zł.

Jak już wspomniałem, w Internecie dość trudno znaleźć szczegółowe omówienie wzorca umowy S24. Świetne opracowanie, w którym w jasny sposób zostały opisane poszczególne pola umowy znalazłem na blogu Fakturomanii. Naszą umowę wypełnialiśmy zerkając przy każdym paragrafie do tego artykułu i wszystko stawało się od razu jaśniejsze.

Do umowy spółki należy dodać załączniki: listę wspólników i oświadczenie o wniesieniu wkładów finansowych. Gdy mamy już komplet dokumentów (wszystkie można wygenerować w serwisie) należy je podpisać profilem zaufanym, a następnie opłacić wniosek.

Opłata wynosi 350 zł (opłata sądowa 250 zł i opłata za publikację w MSiG 100 zł) i można jej dokonać przez szybkie płatności, co jest bardzo wygodnym rozwiązaniem. Opłacony wniosek jest od razu przesyłany do sądu rejestrowego, który decyzję dotyczącą spółki wydaje w ciągu jednego dnia roboczego (24 godzin, stąd numer wniosku: S24). I faktycznie tak jest! Wpis do KRS, NIP i Regon był gotowe już następnego dnia.

O wiele dłużej trwało załatwianie spraw w urzędzie skarbowym. Po rejestracji spółki w KRS idziemy do Urzędu Skarbowego. Tam należy zgłosić dane, które nieobjęte są wpisem do KRS, m.in. konto bankowe i adres prowadzenia działalności. Tę część formalności, czyli złożenie wniosku NIP-8, trzeba już załatwić osobiście. Proces, który zwykle trwa kilka dni u nas przeciągnął się do prawie 3 tygodni. Z rozmów z innymi przedsiębiorcami i urzędnikami okazuje się, że mieliśmy ogromnego pecha w tym temacie.

Jeszcze jedną rzeczą, o której trzeba pamiętać jest obowiązek zapłaty PCC, czyli podatku od czynności cywilnoprawnych. Wysokość tego podatku to 0,5% wartości wniesionego kapitału zakładowego (obniżona o 350 zł kosztów związanych z wpisem do KRS). Czyli w przypadku kapitału zakładowego wynoszącego 5 000 zł podatek ten wyniesie:

(5000 – 350) * 0,5 = 23 złote.

Na tym etapie spółka już oficjalnie istnieje, ale nie może wystawiać faktur VAT. Przedsiębiorcy muszą udowodnić, że firma nie jest krzakiem. Dzieje się to podczas kontroli nazywanej także wizją lokalną.

Urzędnik przychodzi do biura wskazanego w formularzu NIP-8 i sprawdza, czy ktoś tam pracuje, czy biuro to faktycznie pomieszczenia, a nie skrzynka pocztowa. Sprawdza także, czy na drzwiach jest plakietka i robi zdjęcia potwierdzające wizytę. Podobno firmy prowadzone w wirtualnych biurach mają coraz większe problemy z uzyskaniem rejestracji. Niestety po raz kolejny prawo nie nadąża za rozwojem rynku. My kontrolę przeszliśmy bez problemu mając wynajęte biurka w przestrzeni coworkingowej, ale urzędnicy straszą, że obecnie częściej zdarzają się przypadki odmowy rejestracji.

Po przebytej kontroli trzeba jeszcze poczekać na oficjalne potwierdzenie urzędu skarbowego i można zacząć wystawiać faktury. Jak więc widzisz, samo założenie spółki jest stosunkowo łatwe. Jednak nowi właściciele wcale nie mają tak z górki.

W pierwszym roku działalności spółka (działalność gospodarcza też) ma obowiązek prowadzenia rozliczeń miesięcznych. Co to oznacza? Że podatek VAT i dochodowy trzeba płacić co miesiąc. Warto więc jeszcze przed założeniem spółki pomyśleć, w jaki sposób mogę zoptymalizować koszty, żeby oszczędzić na podatkach. W przypadku rozliczenia kwartalnego jest to o wiele łatwiejsza sprawa.

Czym się zajmujemy?

Nasza nowa spółka to Brave New Sp. z o.o. Z odwagą tworzymy nowe rzeczy i pomagamy naszym klientom prezentować ich usługi w profesjonalny sposób. Tworzymy marki, identyfikacje wizualne, strony www i grafikę. Szukamy rozwiązań, doradzamy i podpowiadamy. Sprawdźcie naszą stronę i jeśli potrzebujecie specjalistów od Internetu to będzie mi miło, jeśli rozpoczniemy współpracę. W internecie siedzimy już od 10 lat, znamy blogosferę i z powodzeniem tworzyliśmy różne przedsięwzięcia w sieci. Dlatego na pewno będziemy mogli pomóc i w Twoim przypadku.

Z drugiej strony, jeśli jesteś grafikiem, programistą lub po prostu ogarniasz WordPressa, odezwij się na [email protected]. Potrzebujemy ludzi do współpracy i chętnie skorzystamy ze wsparcia czytelników.

Potrzebujesz strony www lub identyfikacji dla marki? Jesteś grafikiem lub programistą i chciałbyś współpracować? Napisz do nas: [email protected]

Rozpoczęliśmy drugi miesiąc działalności spółki i jeszcze przez długi czas będziemy się uczyć, jak zarządzać naszym biznesowym dzieckiem. Mam nadzieję, że spojrzenie na zakładanie spółki okiem przedsiębiorcy jest dla Ciebie ciekawym i wartościowym spojrzeniem. W sieci znajdziesz sporo artykułów o zakładaniu firmy, ale pisanych przez prawników i księgowych. Wyjątek na pewno stanowi Agnieszka z bloga To się Opłaca, u której również szukałem informacji nt. spółki i gdybym miał małżonka, to na pewno skorzystałbym z tego wpisu.

Jak już wspomniałem, spółka to wyzwanie nie lada, więc pojawi się jeszcze sporo wpisów związanych z tym tematem. Jeśli jest coś, o czym chcielibyście przeczytać, dajcie znać w komentarzach.

Podziel się wpisem:

komentarze: 7

  1. Bardzo ciekawy wpis. Czy Ty prowadzisz biznes oparty na internecie? Jeżeli tak to chętnie przeprowadził bym wywiad z Tobą i umieścił go na swojej stronie Myśl Jak Milioner.

    1. Cześć, tak prowadzę biznes(y) oparte o działania w internecie – klientów pozyskuję głównie przez internet, teraz piszę z Tajlandii, bo tu przeprowadziłem się na kilka najbliższych miesięcy :) Wywiad? Czemu nie :)?

  2. Rzeczywiście coraz łatwiej załatwić sprawy urzędowe i skarbowe. Mam firmę od ponad 20 lat i stwierdzam, że powstała przepaść kiedy ja ją zakładałam. Wtedy był to koszmar.

    1. Oj to prawda. Ja widzę przepaść, która powstałą w ciągu ostatnich 5 lat. Mimo że wciąż rzucają kłody pod nogi, to naprawdę jakoś przyjemniej prowadzi się firmę.

  3. Nie spodziewałem się, że można założyć spółkę przez Internet. Myślałem, że bez biurokratyzacji się nie obejdzie.

  4. Podziwiam i gratuluję!

  5. Na bloga trafiłam przypadkiem, a już wiem że będę zaglądała częściej!. Pozdrawiam :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *