Jak przygotować się do spotkania z klientem?

Czy wiesz, gdzie możesz spotkać się z klientem? Kto płaci za kawę po spotkaniu biznesowym? Co zrobić, by przekonać partnera do współpracy? Poznaj tajniki prowadzenia efektywnych spotkań z klientami.

Uwielbiam spotykać się z klientami, doradzać i pomagać w rozwiązywaniu problemów. Każda taka relacja jest dla mnie cennym, ale niezwykle stresującym doświadczeniem. O wiele lepiej czuję się występując przed publicznością niż rozmawiając w cztery oczy. Dlatego staram się doskonalić swój warsztat i prowadzić jak najlepsze spotkania z partnerami.

Prowadzenie dobrych spotkań nie jest łatwe. Przywykliśmy do bycia dostępnymi przez cały czas (a przynajmniej ja przywykłem), więc wyłączenie telefonu na 60, a czasem 120 minut dla niektórych będzie sporym wyzwaniem. Mimo wszystko warto poświęcić całą uwagę klientowi i w 100% zaangażować się w rozmowę.

Od trzech lat rozmawiam z klientami jako przedsiębiorca. Pamiętam swoje pierwsze spotkanie,, które nie było przyjemne. Przyszedłem do firmy, której siedziba mieściła się w warszawskim wieżowcu. Usiadłem w gabinecie, rozłożyłem notatki i przez 15 minut czekałem na Szefa Firmy. Szef Firmy przeznaczył mi 45 minut, tyle ile trwa lekcja w szkole. Szkolnych analogii było więcej. Podczas spotkania czułem się jak uczniak, który został wywołany do tablicy i jest maglowany przez szkolną żyletę.

Szef Firmy zaginał mnie z łatwością, a przynajmniej ja miałem takie wrażenie.

Od tamtego dnia minęło kilka lat, a ja zdobyłem cenne doświadczenie. Dzisiaj chcę się podzielić z Tobą sprawdzonymi sposobami dotyczącymi przygotowania i prowadzenia spotkań biznesowych.

Przygotuj się i poznaj partnera

Ze spotkaniem biznesowym jest trochę jak z rozmową kwalifikacyjną: im lepiej znasz swojego partnera, tym większe jest prawdopodobieństwo, że wszystko zakończy się po Twojej myśli. Dlatego warto przygotować się do rozmowy i wiedzieć, czym zajmują się osoby siedzące po drugiej stronie stołu. Zwykle informacje o partnerze znajdziesz na jego stronie internetowej. Problem pojawia się, gdy zajmujesz się projektowaniem stron internetowych, a Twój klient nie posiada żadnej. W takim wypadku wszystkiego musisz dowiedzieć się podczas spotkania.

Dlatego…

Przygotuj listę pytań

Chodzi o listę pytań, które Ty chcesz zadać klientowi. Na pewno warto zastanowić się też jakie pytania może mieć klient, ale po kilku spotkaniach i zdobyciu pewnego doświadczenia w branży przekonasz się, że klienci mają zwykle podobne wątpliwości. Zresztą, Twoje listy pytań też będą do siebie podobne.

Im więcej czasu przeznaczysz na przygotowanie się do pierwszych spotkań, tym łatwiej będzie ogarnąć kolejne. Ułóż taką listę, która będzie dla Ciebie wartościowa i pomocna. Nie bój się ich zadawać. Im więcej informacji zdobędziesz przed realizacją zlecenia, tym łatwiej będzie się pracowało na jego kolejnych etapach.

Miejsce

Gdzie spotkać się z klientem? Idealnym miejscem na prowadzenie rozmów jest biuro, zwykle biuro Twojego potencjalnego klienta. Biuro daje największe możliwości podłączenia sprzętu, swobodnej rozmowy i nie wywołuje wątpliwości dotyczących płacenia rachunku za kawę.

Pracuję w domu, gdzie mogę się spotkać?

Mieszkanie nie jest najlepszym miejscem na spotkania biznesowe. Jeśli pracujesz w domu pewnie nie raz zastanawiałeś się, gdzie zaprosić klienta. Najczęściej wybieraną opcją są kawiarnie. Lokal gastronomiczny nie jest jednak dobrym miejscem na każdą prezentację. Jeśli chcesz pokazać klientowi Power Pointa, zrobić prezentację produktu lub po prostu potrzebujesz odrobiny prywatności, dobrym pomysłem dla Ciebie będzie wynajęcie biura na godziny.

Tego typu biura działają w każdym większym mieście i oferują bardzo przystępne ceny (już od kilkunastu złotych za godzinę). Zwykle są dobrze wyposażone, a rezerwując powierzchnię można dodatkowo zamówić kawę i poczęstunek. Osobiście bardzo polecam tego typu rozwiązania, bo są wygodne i wyglądają profesjonalnie.

Kto płaci za kawę w kawiarni?

Według zasad savoir vivre w biznesie, za kawę płaci zawsze osoba, która na spotkanie zaprosiła. Warto wspomnieć o tym na początku spotkania, by nie doprowadzić do niekomfortowej sytuacji. Bądź jednak przygotowany, że klient (mimo Twojego zaproszenia) często będzie chciał zapłacić za kawę. Co zrobić w takiej sytuacji? Z mojego doświadczenia wynika, że wszelkie nalegania prowadzą donikąd, więc lepiej odpuścić i pozwolić zapłacić klientowi.

Kawiarni zdecydowanie nie polecam na rekrutację. Problem z lokalami jest taki, że oprócz rzetelnych przedsiębiorców lubią je też przedstawiciele marketingu sieciowego oraz naciągacze. Dlatego jeśli chcesz prowadzić rekrutację, koniecznie wynajmij biuro.

Buduj autorytet, ale bądź sobą

Twój klient musi wiedzieć, że pracuje z doświadczonym profesjonalistą. Dlaczego? Wtedy łatwiej mu będzie zaakceptować Twoje warunki, wskazówki i rady (dlatego najlepiej pracuje się z klientami, którym zostałeś polecony – jeśli znajomy zaufał temu Panu, to i ja mu zaufam). Buduj więc autorytet wspominając o poprzednich projektach, doświadczeniach („Z mojej praktyki / doświadczenia wynika”) i ciekawych rozwiązaniach, które chciałbyś zastosować.

Z mojego doświadczenia wynika, że klienci słuchają uważnie i chcą wdrażać proponowane rozwiązania (nawet jeśli początkowo proponowali coś innego), jeśli dojrzą w Tobie eksperta. Ostrzegam jednak przed budowaniem fałszywego wizerunku. Nie żyjesz w próżni, a ewentualna demaskacja może być bardzo bolesna.

Za to polecam pozostanie sobą podczas spotkania. Udawanie kogoś innego jest męczące i może doprowadzić do wypalenia zawodowego. Jeśli nie lubisz krawatów, to po prostu ich nie zakładaj.

Nie bój się powiedzieć: Nie wiem

Wiele razy mówiłem swoim klientom, że nie jestem w stanie odpowiedzieć na zadane pytanie lub muszę coś sprawdzić, by udzielić odpowiedzi. Nigdy nie miałem problemów przed stosowaniem tego patentu podczas prezentacji, nie mam też problemu z przyznaniem się do niewiedzy w trakcie spotkania.

Oczywistości:

W trakcie spotkania wycisz telefon, nie odpowiadaj na maile i SMSy. Pamiętaj też, by okazać zainteresowanie tematem: słuchać aktywnie, robić notatki, potakiwać i dopytywać. To nie tylko kwestia budowania wizerunku profesjonalisty, ale przede wszystkim uczciwości i zaangażowania w rozmowę. Poza tym aktywne słuchanie pomaga w zapamiętywaniu *.

Podsumowanie spotkania

Dobrym akcentem kończącym spotkanie jest wysłanie wiadomości z jego podsumowaniem. Zwykle, gdy kończę rozmowę z klientem informuję go, kiedy otrzyma ode mnie maila z wnioskami i rzeczami do zrobienia. Takie zestawienie wysyłam najpóźniej następnego dnia. Jest to świetny sposób na uporządkowanie faktów, uzupełnienie informacji i utrzymanie relacji z klientem (jeśli sprzedaż nie została dokonana podczas spotkania).

Co ważne, nie obiecuj, że wyślesz podsumowanie jeśli wiesz, że nie dasz rady go napisać.

Nie krytykuj, jeśli coś jest nie tak

To, co chyba najważniejsze, to zrozumienie drugiej strony. Ty czytasz mądre blogi i wiesz, jak przeprowadzić spotkanie, ale nie każdy o tym wie. W trakcie spotkań z klientami zdarzały mi się różne rzeczy. Mogę powiedzieć, że rozmowy przez telefon i odpisywanie na maile to kliencki standard. Ale zdarzyło się też, że jeden z klientów wyszedł w trakcie rozmowy, bo musiał zawieźć córki na zajęcia. Mogłem się obrazić i pójść do domu, mogłem zrozumieć i poczekać. Wybrałem to drugie. Nie dlatego, że przymieram głodem i potrzebuję każdego zlecenia, a dlatego, że mam wiele zrozumienia dla moich partnerów. I polecam to również Tobie.

Spotkania biznesowe to takie małe biznesowe przygody, nad którymi masz tylko częściową kontrolę. Nawet jeśli masz plan, musisz być przygotowany na niespodziewane sytuacje. A tych jest więcej niż mógłbyś się spodziewać. Szczególnie w tych mniejszych miastach, gdzie zasady savoir vivre w biznesie można zaliczyć do świata czarnej magi. Ale czy to źle? Nie, to po prostu inaczej. Twoją rolą jest dostosować się do warunków, jakie otrzymałeś.

* aktywne słuchanie pomaga w zapamiętywaniu – niestety, nie znalazłem żadnego naukowego badania potwierdzającego to twierdzenie, podaję je korzystając z własnego przykładu

Podziel się wpisem: