Jak być produktywnym? – 6 szybkich wskazówek

Co robić, żeby mieć więcej czasu? Rozwiązań jest więcej (i są prostsze) niż Ci się wydaje. Chcę porozmawiać z Tobą o takich, które możesz zastosować jeszcze dzisiaj.

Jak zarządzać swoim czasem? Jak być bardziej produktywnym? i inne tego typu pytania zadają każdego dnia setki osób marzących o dodatkowej godzinie wolności. W rzeczywistości sposobów na zyskanie extra-czasu jest całkiem sporo. Trzeba je tylko odszukać i wdrożyć. Zacznijmy więc od 6 prostych trików, które każdy może wykorzystać w swoim życiu już za 3… 2 … 1…

#1 Prawo Parkinsona – będziesz realizował zadanie tyle czasu, ile chcesz przeznaczyć na to zadanie.

Osobiście nazywam to prawo Prawem Sesji. Dlaczego? Sesję mamy 2 razy do roku. Datę egzaminu student zna dużo wcześniej (niekiedy już w październiku). Co taki student robi? Bejuje przez 5 miesięcy, a wieczór, ewentualnie dwa, przed egzaminem spędza w książkach. Znajdzie się tu chociaż jeden przedstawiciel gatunku studentów, który robi inaczej?

To, czego uczyliśmy się studiując powtarzamy w życiu zawodowym. A więc, jeśli wyznaczysz sobie, że zadanie X zrealizujesz do piątku, bo na wtedy masz oddać ważny raport – to tak się właśnie stanie. Lepiej dawać sobie krótkie (ale racjonalne) deadline’y, bo praca na ostatnią chwilę jest męcząca.

W najgorszej sytuacji Twoje zadanie znajdzie się, gdy nie wyznaczysz dla niego żadnego deadline’u. Wtedy będziesz je odkładać w nieskończoność (aż w końcu jednego pięknego dnia być może je załatwisz).

Chcesz mieć więcej czasu i pracować efektywniej? Wyznaczaj krótsze deadline’y.

#2 Technika Pomodoro

Masz problem z Facebookiem, mailem i innymi rozpraszaczami? Zastosuj technikę Pomodoro. Zacząłem pracować w pomidorowych cyklach kilkanaście dni temu i potwierdzam: jest to tak szalenie skuteczna technika, że chwilami mój mózg kwiczy: olej pomidora, bo inaczej na Facebooka wejdziesz za 2 godziny!

Technika Pomodoro polega na efektywnej, zdyscyplinowanej pracy w cyklach, po których następuje krótka przerwa. Podstawowa wersja pomidorków zakłada 25 minut pracy – 5 minut przerwy, mi zdecydowanie lepiej pracuje się w cyklach 30-7. Więcej o tej technice przeczytacie TUTAJ.

#3 Kalendarz

Niezależnie od tego, czy wolisz papierowy, komputerowy, czy telefoniczny, kalendarz powinien stać się Twoim podstawowym narzędziem pracy. W aspekcie długofalowego planowania nie do końca wierzę w zdobycze techniki – zawsze coś może się skasować, prawda? Wierny jestem mojemu kalendarzowi w formacie mniej więcej A6, czyli połowy zeszytu szkolnego. Taki wystarczy, żeby wpisać spotkania, ważniejsze zadania i wracać do niego w każdej chwili, gdy jest potrzebny.

Wystarczy mi jedno zerknięcie, przerzucenie kilku stron i już dokładnie wiem, czy danego dnia nie mam spotkania i ile zadań mogę jeszcze zmieścić. Bez kalendarza nie zaczynam planowania…

#4 Plan pracy

… i planowania nie zaczynam bez Trello. Dobry plan jest podstawą skutecznego zarządzania czasem. Bo jeśli nie wiesz, co masz do zrobienia i co chcesz zrobić zanim zaczniesz pracę – polegniesz.

Lepiej planować każdy dzień osobno, czy od razu cały tydzień? Ja polecam kombo. W niedzielę wieczorem / poniedziałek rano planuję to, co chcę lub muszę zrobić na pewno w trakcie tygodnia. Następnie, każdego dnia rano rewiduję ten plan, dodaję kolejne zadania, które wypełniają puste pomidory i usuwam to, co się zdezaktualizowało (np. w sytuacji, gdy klient zmienia termin spotkania).

Dzięki planowaniu zadań nie zaczynam dnia od: OK, co będę dzisiaj zrobię? Na pewno kawę, a potem… Wszystko jest już ułożone. To bardzo pomaga oszczędzić czas.

#5 Porządek

Posprzątaj biurko, na którym pracujesz. O wiele łatwiej będzie Ci się skupić, jeśli pod ręką będziesz miał tylko najpotrzebniejsze rzeczy, a nie całą masę przeszkadzajek, które w momencie największego skupienia zaczną krzyczeć: Hej dotknij mnie! A mnie przestaw – zrób z nami porządek!

#6 Ocena

To już taka typowo motywacyjna technika, uzależniona od Twojego podejścia i szczerości. Dlatego zostawiam ją na koniec. Opiera się ona o dwa krótkie zestawy pytań:

1.Zadawane rano: Jak będę dzisiaj pracował w skali od 1 do 6? Dlaczego wybrałem taką wartość, nie mniejszą ani nie większą?

2. Zadawane wieczorem: Jak oceniam swoją pracę dzisiejszego dnia w skali od 1 do 6? Dlaczego nie wyżej, dlaczego nie niżej? Czy zapłaciłbym sobie za dzisiejszy dzień pracy?

Pytania poranne mają pomóc w odpowiednim nastawieniu do pracy – większość z nas woli wyznaczać ambitne cele. Pytania zadawane wieczorem mają podsumować to, co udało się zrobić – niewielu lubi się kłaść spać wiedząc, że dzień był zawalony ze względu tylko na własne niedociągnięcia. Skala 1-6 jest bardziej wymagająca niż 1-10. Ot, cała tajemnica.

Jest to tylko kilka z technik, które pomogą Ci zarządzać swoimi obowiązkami w czasie. Podzielcie się w komentarzach swoimi ulubionymi i tymi, które uważacie za najskuteczniejsze.

Podziel się wpisem: