BiznesFirma

Jak zrobić event za 0 zł? | Część 6 – Po evencie

Event za 0 zł - ewaluacja projektu po evencie - Ja mówię To http://jamowie.to

Koniec eventu wcale nie oznacza, że event się skończył. Do zrobienia jest jeszcze kilka rzeczy. Nie chce się, ale trzeba spiąć poślady, żeby później było łatwiej.

Zacznijmy od okropnego truizmu: event może się udać albo nie udać. Gdy się uda jest szał i szczęście, a pozytywna energia wylewa się z Ciebie strumieniami. Jedyne o czym marzysz, to zasłużony odpoczynek. Gdy się nie uda jest padaka, smutek i analizy dotyczące tego, co mogło pójść nie tak. Jedyne o czym marzysz, to walnąć się na łóżko i zapomnieć o tym gównie.

Mimo wszystko zapomnieć nie można. Przynajmniej nie tak od razu. Niezależnie od tego, czy event się udał, czy był klapą, trzeba wywiązać się ze zobowiązań wobec sponsorów i zrobić krótkie podsumowanie projektu szczególnie, jeśli planujesz realizować kolejne edycje.

Ewaluacja projektu

Podsumowanie, często z angielskiego zwane ewaluacją, to ogarnięcie projektu po jego zakończeniu. Ewaluację robi się po to, by określić, jakie rzeczy zostały zrobione dobrze, a jakie należy poprawić przed kolejnym wydarzeniem. Nawet jeśli nie planujesz organizować drugiej edycji projektu warto go podsumować. Dlaczego? Jeśli organizację eventu wpiszesz do swojego CV możesz zostać o nią zapytany podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Rekruterzy lubią zadawać pytania o dodatkową działalność, o to jakie czynności były prowadzone w trakcie przygotowań i o trudności, z którymi się zmagałeś. Ewaluacja pozwala skatalogować wszystkie te działania, dzięki czemu łatwiej odpowiedzieć na ewentualne pytania podczas rekrutacji.


Przeczytaj też: 

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?

1 rada, dzięki której uzyskasz przewagę na rozmowie kwalifikacyjnej


Jeśli z kolei planujesz, że kolejna edycja wydarzenia odbędzie się, to ewaluacja jest Ci jeszcze bardziej potrzebna. Jeśli nad wydarzeniem pracujesz w grupie kilku osób, podsumuj projekt razem z nimi. Grupa potrafi spojrzeć na tę samą rzecz i wyciągnąć inne wnioski, a im więcej przemyśleń, tym lepsza ewaluacja projektu. O opinie na temat eventu możesz zapytać także uczestników. Jeśli prowadziłeś rejestrację i masz adresy e-mail możesz wysłać im krótką ankietę. Formularz możesz też po prostu zamieścić na stronie wydarzenia. Wnioski warto gdzieś zapisać i zachować.

Follow-up 

Po wydarzeniu trzeba też zaopiekować się sponsorami. Dobrą praktyką jest tworzenie raportów. Po każdym evencie, który realizujemy, nasi partnerzy otrzymują jego podsumowanie w formie prezentacji, paczkę zdjęć oraz podziękowania w kanałach społecznościowych. Osobiście uważam za największy błąd olanie sponsorów i partnerów po zakończeniu projektu. Robiłem wiele projektów, które mnie osobiście nie kosztowały ani złotówki, ale które odbyły się tylko dlatego, że pojawił się sponsor, który postanowił zainwestować w realizację wydarzenia. W organizacjach, w których działałem, od początku wpajano nam, że brak współpracy ze sponsorem po projekcie odbije się czkawką nie tylko mi, ale też innym osobom, które będą starały się po jakimś czasie dotrzeć do tego samego podmiotu.

Po projekcie pamiętaj nie tylko o sponsorach, ale także o uczestnikach. O ankiecie już wspomniałem. Oprócz formularza warto wrzucić na wydarzenia fotki z eventu i podziękowania dla tych, którzy byli. To zawsze miłe, gdy organizatorzy pamiętają o uczestnikach.

Dopiero po tych wszystkich działaniach projekt możesz uznać za zakończony. Im szybciej po evencie się za nie zabierzesz, tym szybciej odpoczniesz. Im dłużej będziesz je odkładał, tym większe prawdopodobieństwo, że nie zrobisz ich w ogóle. A tego, jak już wspomniałem, nie chcemy.

Wracając do początku tego wpisu. Organizowałem zarówno eventy udane, jak i nieudane. Zdarzyło mi się, że event nie wyszedł tak, jak chciałem – frekwencja była mniejsza, a kasy mniej niż się spodziewałem. Zdarza się. Trzeba przyjąć to na klatę i wyciągnąć wnioski. Po za tym to były pojedyncze przypadki. Większość projektów wychodziła świetnie.

I powiem Ci, że nie ma nic lepszego niż smak satysfakcji wieńczący udany projekt.

Do dzisiaj pamiętam swoje najważniejsze projekty. Po dwóch, które z perspektywy czasu uważam za najważniejsze, publicznie się popłakałem i nie byłem w stanie wykrztusić z siebie słowa. Trochę siara, co? Takie emocje wywołuje udany projekt. I uważam, że każdy powinien chociaż raz w życiu posmakować właśnie tych emocji. Tego Ci życzę.

Sprawdź poprzednie części cyklu:

Część 1 – to musisz wiedzieć

Część 2 – planowanie

Część 3 – promocja

Część 4 – sponsorzy

Część 5 – co może pójść nie tak?

Podziel się wpisem:

Tags: