BiznesFirma

Jak zachować work-life balance w delegacji

Work-life balance w delegacji - Ja mówię TO http://jamowie.to

Jadąc w delegację musisz przygotować się na podwójną liczbę obowiązków. Oprócz tych, które są związane z wyjazdem musisz pamiętać o tych, które wykonujesz na co dzień. Jak nie zakopać się w zadaniach i znaleźć czas dla siebie?

Przez ostatnie miesiąc przejechałem ponad 6 tysięcy kilometrów, prawie każdego dnia pracując w innym mieście. Prezentacje i szkolenia wypełniały połowę mojego dnia, drugą połowę zajmowały strony www i działania w Internecie. Sporo pracy w nieregularnych godzinach i 1/4 doby w samochodzie. Bardzo trudno w takich warunkach zadbać o balans pomiędzy pracą i odpoczynkiem.

Dużo podróżuję po Polsce w celach służbowych i przywykłem do tego, że czasami co tydzień jestem w innym miejscu. Przywykłem też do tego, że mój balans pomiędzy pracą i życiem prywatnym jest mocno zaburzony, gdy jestem w tripie. Z każdym kolejnym wyjazdem uczę się, w jaki sposób pogodzić obowiązki zawodowe i wykorzystać czas wolny w odpowiedni sposób.

Praca w delegacji jest o tyle trudna i uciążliwa, że oprócz obowiązków związanych z wyjazdem (spotkań, które masz odbyć, targów, które masz odwiedzić, sprzedaży, których masz sfinalizować) masz jeszcze swoje podstawowe zadania, którymi zajmujesz się codziennie w biurze. To nie jest tak, że nagle maile przestają przychodzić, a deadline’y przestają straszyć.

Oczywiście, jednym z rozwiązań jest ustawienie powiadomienia i poinformowanie kontrahentów o nieobecności, ale w moim przypadku ten sposób po prostu nie ma racji bytu. Jednym  z powodów, dla których prowadzę swoją firmę jest właśnie mobilność, a to, że muszę podróżować jest dla mnie przywilejem, nie karą. Więc zamiast informować, że mnie nie ma, muszę zadbać o to, żeby być, a jednocześnie nie nadwyrężać swojego czasu wolnego. A jest to trudne i przyznam szczerze, że cały czas się tego mozolnie uczę.

Dzisiaj chcę się z Tobą podzielić tym, co do tej pory było w moim przypadku skuteczne oraz tym, co daje nadzieję na bycie skutecznym, jeśli chodzi o zarządzanie czasem pracy i czasem wolnym w delegacji.

Jak zachować work-life balance w delegacji?

Wyznacz godzinę, po której nie pracujesz

W moim przypadku jest to maksymalnie 20 lub 21, w zależności od tego, o której zaczynam pracę. Największą trudnością przez ostatnie miesiące było to, że pracowałem bardzo nieregularnie, bo czasami zrywałem się z łóżka o 5:20, a czasami mogłem pospać do 7 lub nawet 8 (!). To utrudniało organizację pracy, ale nauczyło elastyczności.

Tym bardziej, że podczas pobytu w nowym mieście zawsze poświęcam trochę czasu, żeby je zobaczyć. To takie bardzo małe wakacje w pigułce, krótki moment na oczyszczenie umysłu. Zwykle przynajmniej przez jedno popołudnie biegam z aparatem i smartfonem szukając ciekawych miejsc i niezwykłych historii. Zawsze wcześniej wiem, gdzie będę jechał i mam czas, żeby sprawdzić, co warto znaleźć w mieście.

Dlatego rozplanowanie pracy, siedzenie dłużej i wyznaczenie sobie górnej granicy było niezbędne, ale w zamian dostałem kilka wolnych popołudni.

Przygotowuj tygodniowe listy obowiązków

Zauważyłem, że plany dzienne nie sprawdzają się, gdy jestem w podróży. Mam tendencję do tego, żeby wypychać każdy dzień obowiązkami, co generuje stres i zachęca do przeznaczenia jeszcze jednej godziny na wykonanie jeszcze jednego zadania. Dlatego przerzuciłem się na jedną listę zadań, którą tworzyłem w poniedziałek i uzupełniałem ją w trakcie tygodnia. Do planowania używałem Trello, które ma tę przewagę nad kalendarzem, że nie zajmuje miejsca w bagażu. Zadania na liście szeregowałem pod względem priorytetów.

Takie planowanie dawało mi więcej spokoju i pomagało przerzucać zadania na następny dzień.

Pogódź się z tym, że wszystkiego nie zrobisz

Przez ostatni miesiąc pisałem o wiele mniej właśnie dlatego, że musiałem zdecydować, ile czasu chcę przeznaczyć na poszczególne zajęcia. Od jakiegoś czasu przestało mnie cieszyć pisanie czegokolwiek i staram się, by każdy wpis był przemyślany i dopracowany. Dlatego wpisów było mniej, ale uważam, że te, które się pojawiły były – przynajmniej w moim odczuciu – dobrze napisane i ciekawe.

Z góry założyłem, że koniec października i początek listopada będzie czasem blogowego spowolnienia.

Dodatkowo tygodniowa lista zadań pomogła mi pogodzić się z tym, że jeśli nie wyrobiłem się z danymi czynnościami dzisiaj, więc mogę je przełożyć na jutro. Zawsze miałem z tym problem i tak, jak zawsze lubiłem kończyć rozpoczęte książki, tak lubiłem też kończyć rozpoczęte zadania. Tygodniowy plan dał mi szerszą perspektywę i brak złości na przesunięcie obowiązku.

Operuj dłuższymi deadline’ami

Kluczem do zachowania work-life balance w delegacji jest odpowiednie planowanie. Jednym z jego elementów w moim przypadku było działanie na dłuższych deadline’ach, na które umawiałem się z Klientami. Studio KMIN działa bardzo szybko i lekkie spowolnienie było praktycznie nieodczuwalne dla Partnerów, a mi pozwalało na spokojnie dopracować oferty i analizy stron.

Deleguj i dziel zadania

Mimo wszystko dłuższe deadline’y nie sprawdzają się, jeśli wszystko jest tylko na Twojej głowie. Warto mieć kogoś sprawdzonego, komu będzie można oddać część zadań. Do delegacji trzeba jednak dorosnąć, a ja nauczyłem się przekazywać czynności dopiero po prawie 3 latach prowadzenia firmy i cały czas rozwijam tę umiejętność. Wyjazdy i ograniczony czas własny bardzo pomagają przyspieszyć ten proces.

W utrzymaniu work-life balance pomagają:

Poznawanie – w każdym mieście, które odwiedzam staram się znaleźć coś ciekawego. Zobaczyć rynek, poznać jakąś historię, dowiedzieć się, gdzie jestem i zrobić kilka zdjęć. Dla mnie to jest największy plus związany z wyjazdami i nie ma takiej możliwości, żebym nie wyszedł na miasto, by je odkryć.

Książka – przez ostatnie dwa miesiące czytałem rekordowo dużo, w podróży zawsze miałem ze sobą jakąś lekturę.

Buty do biegania – po raz pierwszy zabrałem ze sobą buty, koszulkę i spodenki. Musiałem przez to wziąć większy plecak, ale decyzji nie żałuję. Pobiegałem po kilku miastach, poruszałem się i odświeżyłem umysł.

Gotowanie – jedzenie w restauracjach w ciągu dnia zawsze kojarzy mi się z pracą i wyjazdami. Dlatego, gdy tylko miałem okazję, w weekendy gotowałem sam, by poczuć się bardziej domowo.

Zgodnie z tym, co napisałem powyżej, cały czas uczę się, jak odpowiednio zarządzać zadaniami w delegacji i wygospodarować więcej czasu dla siebie. Zestaw wskazówek, które przygotowałem, na pewno nie jest zamknięty. Jeśli potrafisz dodać do niego coś wartościowego, napisz proszę o tym w komentarzu.

Tags:
  • Nie potrafię zachować tego balansu i jest to coś, nad czym muszę mocno popracować. Na razie aż tak bardzo mi to nie przeszkadza, ale od czasu do czasu czuję, że zapominam o odpowiednim odpoczynku po intensywnej pracy. Kilka osób już zwróciło mi uwagę, że popadam w pracoholizm. Chyba czas na zmiany…

    • Poczekaj jeszcze 3-5 lat, a może zacząć ;) chociaż oczywiście nie życzę Ci tego. Im wcześniej złapie się świadomość takiego stanu tym lepiej.

      • Czyli napieprzać póki młoda krew w żyłach płynie? Podoba mi się ta opcja!

        • Oj tak, a „Młody” lubi dać znać o postępie czasu dość szybko :D

  • Sylwia

    Bardzo ciekawy artykuł. Poza tym zgadzam się, że ostatnio piszesz za rzadko i powinieneś pisać częściej :)!