BiznesFirmaPraca

Przydatne tricki, które ułatwiają pracę z Gmailem

Zębatka - Gmail - Ciekawe tricki - pomocne tricki - http://jamowie.to Ja mówię TO

Gmail ułatwia życie. To najbardziej funkcjonalna skrzynka mailowa, z jakiej korzystałem. A jeśli wiecie, gdzie zajrzeć i co aktywować, praca z mailem będzie jeszcze przyjemniejsza. Dzisiaj podpowiadam, co zrobić, żeby usprawnić współpracę z Gmailem.

Swoją pierwszą pocztę e-mail miałem na Onecie. Założyłem ją jeszcze w gimnazjum lub pod koniec podstawówki, w kafejce internetowej lub na lekcji informatyki. Prawie na pewno jej adres brzmiał alf_barca@op.pl (lubiłem serialowego Alfa, a Barcelona to wiadomo). Z Onetu dość szybko przeniosłem się na o2.pl, której to poczcie byłem wierny aż do studiów, gdzie poznałem Gmaila.

Gmail uwiódł mnie swoją wielofunkcyjnością, brakiem spamu i łączeniem wątków. Już pierwszy kontakt z tą pocztą sprawił, że wiedziałem, że będzie to związek na długie lata. Obecnie nie wyobrażam sobie pracy z inną aplikacją pocztową i jestem w stanie przymknąć oko na dość luźne, zdaniem niektórych recenzentów, podejście Google do prywatności.

W ciągu tych kilku lat używania dość dobrze poznałem Gmaila i chciałbym Wam pokazać kilka tricków, które ułatwiają pracę z tą skrzynką pocztową.

Za każdym razem, gdy w tekście pojawi się określenie Zębatka, mam na myśli ten guzik, który umożliwia przejście do Ustawień Gmail: Zębatka - Gmail - Ciekawe tricki - pomocne tricki - http://jamowie.to Ja mówię TO

Cofnij wysyłanie

Opcja jeszcze niedawno była dostępna tylko z poziomu Laboratorium, obecnie może z niej korzystać każdy użytkownik Gmaila. Funkcja Cofnij wysyłanie uratowała mnie już kilka razy – do skrzynki mam podpiętych kilka adresów e-mail i zdarzało mi się wysłać mail z niewłaściwym adresem nadawcy. Dzięki Cofnij wysyłanie mogłem poprawić adres.

Cofnij wysyłanie pewnie uratowało tyłek już niejednej osobie. W ustawieniach możecie zdecydować, czy cofnięcie będzie możliwe przez 10, 20 czy aż 30 sekund. Jeśli zdecydujecie się skorzystać z tej funkcji Wasza wiadomość zostanie zapisana i gotowa do edycji w Wersjach roboczych.

Gdzie znaleźć?

Zębatka -> Ustawienia -> Ogólne -> Cofnij wysyłanie

Kolorowe gwiazdki

Większość skrzynek e-mail umożliwia oznaczanie ważnych wiadomości żółtą gwiazdką. Gmail daje coś więcej, bo znaczków, których można używać, jest aż 12. Jest czerwony wykrzyknik, zielona fajna, ikonka informacji, pytajnik i gwiazdki w kilku kolorach. Możecie dowolnie wybrać, z ilu znaczków korzystacie i wybrać te, które spełniają Wasze oczekiwania. Dla mnie gwiazdki są świetnym uzupełnieniem etykiet.

Gdzie znaleźć?

Zębatka -> Ustawienia -> Ogólne -> Gwiazdki

Etykiety i Filtry

Etykiety to jedna z najlepszych funkcji Gmaila. Możecie stworzyć ich dowolną liczbę, dzięki czemu w skrzynce łatwiej zachować porządek. Odbierane wiadomości można oznaczać etykietami, dzięki czemu łatwiej odnaleźć informacje i grupować wątki dotyczące jednego tematu. Etykiety można oznaczać dowolnymi nazwami i kolorami, co jeszcze bardziej ułatwia sprawę.

A jeśli jeszcze do tego założycie na skrzynce kilka filtrów, to już w ogóle ogarnięcie wszystkich elementów będzie nie tylko proste, ale i automatyczne. Filtry są bardzo ciekawą funkcją: umożliwiają automatyczne oznaczanie wiadomości etykietami, pomijanie skrzynki odbiorczej dla określonych wiadomości, czy oznaczanie ich gwiazdką.

W tej chwili na swojej poczcie mam ustawionych prawie 40 filtrów, które automatyzują moją pracę. Filtruję głównie newslettery i grupy mailingowe, wiadomości dotyczące realizowanych projektów i blogów. Tworzenie filtrów jest proste, więcej na ten temat przeczytacie TUTAJ.

Gdzie znaleźć?

Zębatka -> Ustawienia -> Etykiety -> Utwórz nową etykietę

Zębatka -> Ustawienia -> Filtry i zablokowane adresy

Co kryje Laboratorium Gmail?

Gmail jest produktem cały czas rozwijanym. W Ustawieniach jest zakładka Laboratorium, gdzie znajdziecie cały zbiór nowych funkcjonalności, które są w fazie testów (niektóre przez wiele lat). Te, które się sprawdziły, trafiają do podstawowej wersji Gmaila (tak było np. z opisanymi wyżej gwiazdkami i cofaniem wysyłania). Inne nie mogą się wydostać z Laboratorium, a jeszcze inne trafiają do kosza. Obecnie na Waszą uwagę zasługują przede wszystkim dwie funkcje z tego działu:

Guzik: Przeczytane

Nie wiedzieć czemu, Gmail wciąż jeszcze nie udostępnił tej funkcji wszystkim użytkownikom. Znajdziecie ją w Laboratorium. dodatek umożliwia zaznaczenie większej liczby maili i oznaczenie ich jako przeczytanych. Wartościowa rzecz, szczególnie, gdy wracacie pod długim urlopie, podczas którego ktoś nieustannie dawał Was do DW niezwykle istotnej dyskusji.

 

Gdzie znaleźć?

Zębatka -> Ustawienia -> Laboratorium -> Przycisk do oznaczania jako przeczytane

Podział ekranu

Uruchamiając tę funkcję do Waszej skrzynki zostanie dodany nowy przycisk (zaznaczony na zrzucie poniżej), dzięki któremu będziecie mogli podzielić ekran tak, by wiadomość nie otwierała się w całym oknie. Skrzynka zostaje podzielona na 3 części (jak np. w Outlooku), a Wy możecie zdecydować, czy chcecie widzieć podgląd poniżej, czy z lewej strony ekranu.

Gdzie znaleźć?

Zębatka -> Ustawienia -> Laboratorium -> Podział ekranu

Tego nie włączaj: ikona nieprzeczytanej wiadomości

W Laboratorium jest jeszcze jedna funkcja, z której korzystałem przez długi czas. Nazywa się: Ikona nieprzeczytanej wiadomości i wyświetla liczbę nieprzeczytanych wiadomości, które czekają na Was w skrzynce odbiorczej.

Dodatek zachęca do tego, by przez cały czas mieć włączoną zakładkę z pocztą – tzn. nie zachęca wprost, ale jeśli ktoś to instaluje i chce z tego korzystać, to powinien mieć pocztę otworzoną, by obserwować cyferki.

Ikonka, którą przez długi czas uważałem za przyjaciela, okazała się największym wrogiem produktywności. Reagowałem na nią jak pies Pawłowa na dźwięk dzwonka: otworzyć, przeczytać, odpisać. Działa to trochę, jak powiadomienia w telefonie, przyciąga uwagę, ale jeśli ktoś chce być bardzo na bieżąco, to mu się spodoba.

Jak sprawdzić, czy mail został przeczytany?

Wysłaliście ważnego maila, czekacie na odpowiedź już kilka dni i zaczynacie się denerwować? W takich chwilach każdy chciałby mieć pewność, że jego wiadomość została przeczytana. Jest kilka sposobów, które pozwalają sprawdzić, czy wysłana poczta została wyświetlona przez adresata.

Niestety Gmail w swojej podstawowej wersji nie ma wbudowanej funkcji Potwierdzenia odczytu. Jest ona dostarczana w ramach Google Apps for Work, która jest usługą płatną (4 Euro/mies.). Istnieją jednak sposoby, by sprawdzić, czy odbiorca otworzył naszą wiadomość.

Pierwszym z nich jest Saleshandy – platforma i rozszerzenie do przeglądarki oraz Outlooka, które umożliwiają śledzenie maili wysyłanych do różnych odbiorców, wysyłanie maili z opóźnieniem i dogłębną analizę wysyłek. Korzystam z tego rozszerzenia od kilku dni i jest naprawdę pomocne.

Innym rozwiązaniem są pluginy, które instaluje się za pomocą przeglądarki. Dwa, które są mi znane to Mailtrack Rightinbox. Rightinbox jest wtyczką mają kilka funkcji, m.in. pozwala planować wysyłkę maili. Mailtrack jest bardziej okrojony i – jak wskazuje jego nazwa – służy przede wszystkim do śledzenia maili.

Wystarczy zainstalować wtyczkę w swojej przeglądarce, by móc obserwować, kto odebrał naszą wiadomość, a kto nie. Co istotne, w darmowej wersji Mailtrack dodaje na końcu adnotację, że wiadomość została wysłana z kodem śledzącym. Wiadomość tę można usunąć ręcznie.

Korzystałem z tej wtyczki przez jakiś czas i mam co do niej mieszane uczucia. Niby pozwala sprawdzić, kto wyświetlił wiadomość, ale to tylko pozorna korzyść. Wysyłając maile do Partnerów czy Klientów czułem się trochę dziwnie mogąc sprawdzić, czy już otworzyli maila, gdy oni nie mieli takiej możliwości. Koniec końców wtyczka była najbardziej przydatna, gdy wysyłaliśmy seryjne zaproszenia do blogerów kulinarnych. Dość szybko ją odinstalowałem, chociaż do dzisiaj są sytuacje, w których mogłaby mi się przydać.

Co ważne: Niestety, żadna wtyczka nie daje gwarancji przeczytania maila (a już szczególnie przeczytania ze zrozumieniem).

Skróty klawiszowe w Gmailu:

Domyślnie większość skrótów klawiszowych w Gmailu jest wyłączona. Działają strzałki i Enter (o czym – pewnie jak wielu innych użytkowników – dowiedziałem się zupełnie przypadkowo kilka lat temu). Te skróty pozwalają przemieszczać się pomiędzy różnymi częściami poczty – mailami wysłanymi, odebranymi, koszem, etykietami, itp.

Zębatka - Gmail - Ciekawe tricki - pomocne tricki - http://jamowie.to Ja mówię TO

To bardzo przydatne, ale na szczęście nie wszystkie skróty klawiszowe w Gmailu. Większość z nich jest domyślnie wyłączona. Aby ich używać należy kliknąć w zębatkę, wybrać Ustawienia, wybrać zakładkę Ogólne, odnaleźć, a następnie aktywować pozycję: Skróty klawiszowe.

Dzięki temu będziecie mogli szybko np. odpowiedzieć na maila (używając r), przejść do wyszukiwarki (przycisk /), czy przemieszczać się wewnątrz zawierającej kilkanaście wątków dyskusji. Do tej wewnętrznej nawigacji służą przyciski np – są niezwykle przydatne, co może potwierdzić każdy, kto myszką próbował odnaleźć właściwą wiadomość w gąszczu innych wątków.

Pełną listę skrótów klawiszowych znajdziecie TUTAJ.

Gmail jest niezwykle funkcjonalnym narzędziem pocztowym. Mam nadzieję, że ten wpis odkrył przed Wami nowe możliwości, jakie daje ta poczta, a jeśli korzystacie z innej, zachęcił Was do wypróbowania usługi Google. A jeśli jesteście przeciwnikami tego rozwiązania, dajcie znać w komentarzach, jaka poczta Waszym zdaniem jest lepsza.

Tags:
  • Moim faworytem są gwiazdki i ustawienie, aby maile oznaczone gwiazdką pojawiały się nad tymi pozostałymi :)

    • System gwiazdek w Gmailu to jest mistrzostwo – zapomniałem o tej możliwości ustawienia ich na górze :) dzięki!

      • Jestem na bieżąco, bo mam zamiar napisać na ten temat artykuł – też jestem ogromną entuzjastką Gmaila. Nie dość, że ułatwia mi prace, to jeszcze ją znacznie przyspiesza. Genialne! :)

  • Kasia

    Cofnij wysyłanie…
    Mój życie właśnie się zmieniło na mniej stresujące. Zawsze mam ten problem, że boję się, czy wysłałam wiadomość na dobry adres. Dzięki!

  • PJ

    Fajny tekst, z większości z tego korzystam, szczególnie przydatne jest cofanie wysyłania. Mnie w Gmailu bardzo podoba się przypominanie o wysłaniu załącznika, jeśli się takiego słowa użyło w treści maila (często zapominam).
    A opcja z oznaczaniem jako przeczytane większej liczby wiadomości dostępna jest normalnie za pomocą dwóch kliknięć.

    • Kurde PJ :D
      Dzięki za info – mi chodziło o guzik „oznacz jako Przeczytane” :D

  • Sam od zawsze korzystam z opcji „cofnij wysyłanie” – kilka razy mnie uratowała :D
    Podobnie z funkcją etykiet i automatycznych filtrów. To dwie najbardziej przydatne funkcje gmaila według mnie ;)
    Wypróbuję system gwiazdek – kiedyś mi się nie podobał, może coś się zmieniło.
    Podobnie jestem wielkim zwolennikiem gmaila, głównie dzięki temu, że nie dostaję spamu ;)