Przedsiębiorca w delegacji – co wliczysz w koszt podróży służbowej?

Jeśli prowadzisz własną działalność jednoosobową prawdopodobnie musisz przemieszczać się po kraju (a być może i dalej) w celu promocji swojego biznesu i pozyskiwania klientów. Jeśli Twój wyjazd trwa minimum 8 godzin, jego koszty możesz wliczyć w koszty podróży służbowej. Jak to zrobić i ile możesz oszczędzić?

Zacznijmy od tego, że będąc przedsiębiorcą nie możesz wyjechać w delegację. Delegacja to pojęcie, które nie dotyczy właściciela firmy. Właściciel nie może się oddelegować. Właściciel opuszczając miejsce pobytu stałego lub czasowego wyrusza w podróż służbową. Jeśli działasz w ramach samozatrudnienia i nie masz pracowników to różnica będzie dla Ciebie praktycznie niezauważalna.

Każda Twoja podróż, o ile jest związana z możliwością uzyskania przychodów (lub zabezpieczeniem źródła przychodów) w Twojej firmie, jest uznawana za podróż służbową.

Oczywiście każda podróż kosztuje. Skoro wyruszasz w nią, by promować swoją markę, pozyskać klienta lub zrealizować zlecenie, to koszt delegacji jest kosztem uzyskania dochodu, a Tobie, jako przedsiębiorcy, należy się zwrot kosztów związanych z Twoją podróżą.

Oczywiście nikt nie da Ci tych pieniędzy do ręki natomiast dzięki delegacji zapłacisz mniejszy podatek dochodowy. Gra jest warta świeczki.

Ile wynosi dieta przedsiębiorcy w podróży służbowej?

Wszystkie kwoty, o których będę są zapisane w ustawach i rozporządzeniach, dlatego – w celu zachowania jasności tego, co piszę – pomijam nazewnictwo dokumentów prawnych.

Dieta to finansowa rekompensata zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej. Zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownikom przysługuje podstawowa kwota 30 zł brutto, która ma pokryć koszt obiadów, śniadań i kolacji. Ale od tej kwoty są wyjątki. Jakie?

Podstawowa kwota diety, czyli 30 zł brutto przysługuje Ci, jeśli Twoja podróż służbowa trwa więcej niż 12 godzin. Jeśli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin przysługuje Ci 50% wartości diety (15 zł brutto), a jeśli trwa mniej niż 8 godzin, to dieta nie przysługuje w ogóle.

Jeśli Twoja podróż jest dłuższa, to dietę otrzymujesz za każdą nową rozpoczętą dobę. Jeśli jest to mniej niż 8 godzin otrzymujesz połowę diety (15 zł brutto), jeśli jest to więcej niż 8 godzin otrzymujesz całą dietę (30 zł brutto). Doba delegacji zaczyna się w momencie, w którym opuszczasz miejsce, w którym wykonujesz swoją pracę i kończy się wraz z Twoim powrotem.

Jeśli wyruszyłeś w delegację 10 maja o godzinie 4:00 i wróciłeś 12 maja o 14:30, to Twoja podróż służbowa zaczyna się i kończy o tych samych godzinach. Pełna doba będzie liczona od 4:00 do 4:00. W tym przykładzie mamy więc 2 dni i 10 i pół godziny podróży służbowej, więc Twoja dieta wynosi 3 x 30 zł = 90 zł brutto.

O wiele wyższe stawki diet dotyczą wyjazdów zagranicznych. Np. dieta za podróż służbową do Włoch wynosi 48 EUR za dobę, do Izraela 50 EUR, a do Czech 41 EUR. Wykaz diet i limitów noclegowych dla wszystkich krajów, nie tylko europejskich, znajdziecie na TEJ stronie. Jest kilka ciekawostek.

Obiadu nie wliczysz w koszt delegacji

Do kosztów podróży służbowej nie możesz zaliczyć zakupionych w restauracji obiadów, czy kolacji w hotelu, dlatego nie ma sensu nawet prosić o fakturę za te usługi. To właśnie te koszty pokryć ma dieta, którą otrzymujesz jadąc w podróż służbową. Możesz wydać więcej na swoje posiłki, ale różnica pomiędzy dietą, a zapłatą stanowi Twój koszt, który zdecydowałeś się ponieść.

Niestety w koszt delegacji nie możesz wliczyć też obiadu czy lampki wina, którymi delektujesz się z klientem.

Co więcej, jeśli w ramach Twojego wyjazdu nie ponosisz kosztów wyżywienia, bo są one już pokryte, np. przez organizatora konferencji, na której występujesz, dieta nie należy Ci się częściowo lub w całości.

W przypadku diety krajowej śniadanie i kolacja stanowią 25% diety (7,50 zł brutto), a obiad – 50% (15 zł brutto). Więc jeśli organizator zapewnia obiad, a śniadanie i kolację musisz zamówić sam, dieta, która Ci przysługuje to 7,50 x 2 = 15 zł brutto.

W przypadku podróży zagranicznych wartości procentowe rozkładają się nieco inaczej śniadanie – 15%, obiad – 30%, kolację – 30%, inne wydatki – 25% diety.

Podróż służbowa do miejsca zameldowania

Zgodnie z polskim prawem, dieta nie przysługuje Ci, jeśli jedziesz w podróż służbową do miejsca, w którym jesteś zameldowany. W moim przypadku jest tak, że firmę prowadzę w Krakowie, ale zameldowany jestem w Mielcu. Prawo polskie twierdzi więc, że jadąc do Mielca jadę do domu i nikogo nie interesuje, czy jadę rozmawiać z klientem, czy faktycznie odwiedzam rodziców.

Mama ma nakarmić.

Noclegi i przejazdy

W odróżnieniu od zatrudnionego pracownika, przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt za noclegi. Zarówno podróż, jak i opłaty za hotele powinny być udokumentowane fakturami lub biletami. Ponieważ od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT, kosztem który ponosisz jest cała kwota brutto, którą zapłacisz za nocleg. Warto o tym pamiętać.

Trochę bardziej skomplikowana wydaje się sprawa z transportem. Najłatwiejsze do rozliczenia są przejazdy środkami transportu publicznego – w ich przypadku bardzo wystarczy zachowanie biletu (PKS, PKP, przewoźnicy tacy jak Polski Bus czy Lux Express), o ile odległość do punktu docelowego wynosi ponad 50 kilometrów. W przypadku krótszych tras wymagana jest faktura i wymóg ten dotyczy również biletów miejskich.

Rzadko kiedy jednak ktoś bierze bilety miejskie na fakturę. Rozwiązaniem dla takich osób jest kupowanie biletów zbiorczo, na cały miesiąc lub korzystanie z aplikacji mobilnych, które nie tylko umożliwiają wygodne kupowanie biletów, ale też pozwalają pobrać jedną zbiorczą fakturę i wliczyć ją w koszty.

W przypadku wyjazdu na delegację własnym samochodem prywatnym istnieje potrzeba sporządzenia specjalnego dokumentu, tzw. kilometrówki. Kwota, którą można odliczyć od podatku jeżdżąc swoją furą to wynik mnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki, jaka jest przypisana za 1 kilometr. Dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3 jest to 0,5214 zł za kilometr.

Blog a delegacja

Blog to ciekawy świetny nośnik reklamowy. Jeśli jesteś przedsiębiorcą weź pod uwagę, czy nie warto zacząć blogować. Oprócz możliwości pozyskania nowych klientów to także działalność, która generuje koszty. Jeśli blog jest atrakcyjny, to przyciąga czytelników i reklamodawców, dzięki czemu możesz zarabiać. Musisz więc  dbać o to, by Twój blog był atrakcyjny. Jeśli piszesz o podróżach, ciekawych miejscach, musisz przetransportować się w celu przygotowania treści i przy tym potrafisz udokumentować zysk pochodzący z bloga – możesz udać się w podróż służbową, skorzystać z diet i wliczyć inne koszty związane z wyjazdem.

Co wpisać w zestawienie podróży służbowej?

Informacja dokumentująca wyjazd służbowy powinna zawierać kilka rzeczy:

• datę i godzinę rozpoczęcia podróży
• kraj, miejscowość rozpoczęcia
• kraj, miejscowość zakończenia
• środek transportu
• datę i godzinę zakończenia podróży
• cel delegacji

Tak sporządzona informacja trafia do biura księgowego, z którym współpracuję, a że służbowo podróżuję dość często, to bardzo cieszę się, że Pani Monika i jej zespół z ACCF ogarniają mi wszystkie dokumenty. Jeśli szukacie dobrej księgowości to przy okazji polecam. Przygotowując ten wpis kilka spraw również konsultowałem z Panią Moniką.

Podsumowując ten wpis gorąco zachęcam Was do zapisywania i rozliczania podróży służbowych. Sam przez bardzo długi czas nie wiedziałem o tym, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą mam prawo do wpisywania w koszty wyjazdów do klientów, przez co w cały 2014 roku nie udokumentowałem żadnego z nich. A szkoda, bo dzięki podróżom służbowym można znacznie obniżyć podatki.

Podziel się wpisem: