BiznesPraca

Pożeracze czasu, o których nie miałeś pojęcia

Pożeracze czasu, których nie znałeś - Ja mówię TO http://jamowie.to

Serwisy społecznościowe, skrzynka pocztowa, długie rozmowy ze współpracownikami w kuchni – na pewno znasz te pożeracze czasu i przeczytałeś już nie jeden artykuł jak z nimi walczyć. Dzisiaj powiem Ci o takich, o których nie miałeś pojęcia.

Według szacunków agencji Work Service 57% pracowników przynajmniej przez godzinę dziennie zbija bąki. Według innych badań dziennie marnujemy od 10 do 70% czasu. I chociaż ciężko uwierzyć, że ta wyższa granica może mieć cokolwiek wspólnego z rzeczywistością, to jednak patrząc na to, jak wygląda zakres obowiązków w niektórych zawodach, jestem w stanie w nią uwierzyć.

Oczywiście najbardziej popularnym pożeraczem czasu są wszelkiego rodzaju wytwory internetu: media społecznościowe, poczta elektroniczna, portale internetowe. Każdy z nich z łatwością może pochłonąć .Potrzeba bycia w kontakcie z innymi osobami, coraz częstsze ogarnianie projektów przez Messengera oraz uzależnienie od informacji są świetnymi wymówkami, które pozwalają wytłumaczyć kolejną wizytę na zakazanym portalu.

Nie będziemy się rozwodzić nad tymi pożeraczami. Większość społeczeństwa doskonale zdaje sobie sprawę z ich istnienia i siły. W sieci znajdziesz wiele aplikacji, które pozwalają zablokować dostęp do Facebooka czy wybranych stron internetowych, ale takie rozwiązania siłowe niekoniecznie przyniosą spodziewane efekty, bo czas można marnować na wiele innych sposobów.

Skąd się biorą pożeracze czasu?

Najczęściej opisywaną przyczyną marnowania czasu jest brak planu. Zarówno w polskich, jak i zagranicznych artykułach, do których dotarłem, błędy w planowaniu (czy też zupełny brak planowania) były głównym winowajcą lenistwa. Głównym, ale nie jedynym. Drugim często pojawiającym się powodem jest brak dyscypliny związany z uzależnieniem od mediów społecznościowych i portali z informacjami czy memami.

Kiedy jeszcze marnujesz czas?

O wiele bardziej ociągasz się mając do wykonania zadanie, na którego temat posiadasz niewielką wiedzę. Żeby zabrać się za taką czynność najpierw musisz zdobyć informacje na dany temat, co wiąże się z przeszukiwaniem internetu. Przeszukiwanie internetu ma to do siebie, że potrafi wciągnąć i wypluć dopiero po kilku godzinach.

Nie ma tu większego znaczenia, czy temat zadania jest czy nie jest ekscytujący. Jeśli jest, łatwo będzie wpaść w pułapkę Chcę dowiedzieć się jak najwięcej i spędzić godziny na przeglądaniu kolejnych istotnych faktów. Jeśli nie jest, to prawdopodobieństwo rozproszenia, nieuwagi, czy przeskoczenia na Facebooka (Bo może Krzysiek zna odpowiedź…) wzrasta.

Jeszcze jednym rzeczą, która powoduje, że ciężko zabrać się do pracy, jest głowa wypełniona innymi, ważnymi, niedokończonymi sprawami. Jeśli robiłeś ważne zadanie numer 1 i w pewnym momencie przerwałeś jego realizację po to, by podjąć się następnego, to rozpoczęcie efektywnej pracy nad zadaniem numer 2 będzie dla Ciebie większym problemem niż w wypadku, w którym zadanie numer 1 zostałoby zakończone. A im więcej niedokończonych spraw, tym łatwiej o rozproszenie.

Dlatego realizując duże zadania warto rozbić je na mniejsze części i załatwiać jedna po drugiej.

Pożeracze czasu, o których nie miałeś pojęcia

Wiedząc już skąd biorą się pożeracze czasu możemy skupić się na tych, których być może nie traktowałeś jako swoich nieprzyjaciół. Z pozoru wyglądają na porządnych chłopaków, ale pod maską przyzwoitości kryją wyjątkowo dobrze rozwiniętą umiejętność podjadania minut.

  • Pedantyzm, czyli jeszcze to dopracuję, żeby było TIP-TOP

jest takie powiedzenie: Done is better than perfect. W zasadzie każdy element naszej pracy jesteśmy w stanie pieścić w nieskończoność. Im bardziej kreatywne zadanie, tym więcej czasu można poświęcić na ostatnie poprawki.

Dlatego wiele osób zwleka z oddaniem raportu, otworzeniem swojej strony internetowej, przygotowaniem prezentacji. Cały czas dostrzegają, że coś można jeszcze poprawić. Mają rację, bo zawsze można coś poprawić. I gdy osiągną już efekt, który sprawi, że będą zadowoleni, przyjdzie ktoś i powie, że jemu się nie podoba, bo perfekcja jest czymś subiektywnym.

Dlatego, gdy ktoś mówi, że jest perfekcjonistą, być może chodzi mu o to, że niepotrzebnie marnuje czas na dopracowanie elementów, który od dawna są już gotowe.

Jak walczyć z perfekcjonizmem?

Zapytać kogoś o opinię na temat zadania, które właśnie wykonujesz. Jeśli ogarnia Cię ochota na wprowadzenie poprawek i czujesz, że jest to Twoja wewnętrzna potrzeba, zapytaj o zdanie kumpla z pracy czy znajomego. Tylko pamiętaj, by nie był to perfekcjonista ;).

  • Fart – dwie godziny wystarczą

Zasada Parkinsona mówi, że będziemy pracować nad zadaniem tyle czasu, ile założyliśmy na jego wykonanie. Przykładem działania tej reguły jest student siadający do książek 3 godziny przed egzaminem. Jeśli egzamin jest łatwy, to te kilka godzin wystarczy, by w miarę ogarnąć materiał i zaliczyć przedmiot. To sprawia, że student utwierdza się w przekonaniu, że praca na ostatnią chwilę jest wystarczająca i do kolejnego zaliczenia podchodzi w podobny sposób.

Fart zachęca do odkładania zadań na ostatnią chwilę. Jak możesz się domyślić, zaoszczędzony czas nie jest produktywnie wykorzystywany. I tak, jak perfekcjonizm powoduje, że wydłużamy w nieskończoność określony projekt, tak fart sprawia, że oddajesz go w byle jakiej formie. A to wpływa na wyniki.

Jak walczyć z fartem?

Zawsze uważałem, że najlepszą lekcją dla farciarza jest zawodowa porażka – zjebka od szefa za źle napisany raport, czy strata ważnego klienta. Zawalony egzamin nie ma takiej siły i rzadko kiedy ktokolwiek wyciąga z niego wnioski.

  • Wydłużanie czasu pracy – pozorne oszczędności

Nieumiejętność delegowania zadań oraz szukanie pozornych oszczędności to kolejne pożeracze czasu, na które zwykle nie zwracamy uwagi. Rozumiem, że młodego przedsiębiorcę nie zawsze stać na to, żeby oddelegować prowadzenie kampanii w Social Media specjaliście, więc musi zdobyć wiedzę na ten temat. Ale czy taki młody przedsiębiorca musi prowadzić działania na Facebooku, Twitterze, Instagramie i Snapchacie (i zdobyć wiedzę na każdy temat)?

Podobnie działa szukanie na siłę oszczędności w każdym możliwym miejscu: przepisywanie kartek zamiast ich kserowania, chodzenie na piechotę zamiast jazdy autobusem, czy wybieranie usług gorszej jakości (za które później trzeba płacić drugi raz).

Jak walczyć z wydłużaniem czasu pracy?

Na to pytanie każdy musi sobie odpowiedzieć sam. W tym wypadku najważniejsza jest świadoma decyzja dotycząca tego, co przyniesie mi większą korzyść w danym momencie: oszczędność czasu czy pieniędzy.

  • Wydłużanie komunikacji

Są sprawy, które jesteś w stanie załatwić jednym, szybkim telefonem. Jednak zamiast zadzwonić zabierasz się za pisanie maila lub idziesz po odpowiedź osobiście. Z kolei konflikty, które najlepiej rozwiązywać osobiście, rozwiązujesz mailowo, generując falę odpowiedzi i marnując czas na ich czytanie i przygotowywanie riposty. Riposty, która i tak zostanie odebrana w sposób, w jaki będzie chciał ją odczytać wewnętrzny narrator siedzący w głowie adresata.

Wiele osób nie lubi rozmawiać przez telefon, dlatego decydują się na pisanie maili. Mało kto lubi też rozwiązywać konflikty osobiście – to trudne, stanąć przed kimś i powiedzieć, co jest nie tak (szczególnie, gdy jest to Twój współpracownik, a nie członek zespołu, którym kierujesz). Wybór złej metody komunikacji może nie tylko zabrać nam cenne minuty, ale też popsuć humory otaczającym Cię ludziom.

Jak walczyć z wydłużaniem komunikacji?

Tutaj też bardzo ważna jest świadomość tego, że pisząc maila możemy po prostu zmarnować kilka cennych minut lub rozpalić konflikt zamiast go zażegnać. A jeśli chodzi o sam sposób komunikowania – to temat na inną dyskusję.

Pożeraczy czasu jest więcej, niż mogłoby się wydawać. O tych popularnych mówi się bardzo często. Warto wiedzieć, że oprócz nich mamy tę drugą listę, która pozornie nie jest związana z produktywnością. Dorzucilibyście coś do niej?

Tags:
  • Mam problem przede wszystkim z perfekcjonizmem, a jest to wróg zrobionego. Najważniejsze to zdawać sobie z tego sprawę i z tym walczyć. Byleby tylko nie przedobrzyć w drugą stronę ;)

    • Racja! W przypadku perfekcjonizmu można popaść ze skrajności w skrajność :)

  • oj wydłużanie komunikacji to chyba problem bardzo wielu ludzi… niestety nie zawsze jesteśmy w sytuacji w której możemy komuś zwrócić uwagę…