BiznesPraca

Jak skutecznie mierzyć czas pracy?

Czy wiesz, ile czasu przeznaczasz na realizację projektów? Dla osób prowadzących własną działalność znalezienie odpowiedzi na to pytanie to szansa na podniesienie swoich zarobków. Dzisiaj pokażę Ci sposób na sprawne monitorowanie czasu pracy.

Gdy kilka lat temu pracowałem w korporacji trochę nie rozumiałem, dlaczego na koniec każdego dnia powinienem zapisywać, ile czasu poświęcałem na poszczególne realizowane przeze mnie projekty. Uważałem to za stratę czasu. Czymś powszechnym było odkładanie tego zadania na ostatni dzień miesiąca i uzupełnianie listy bez większego zastanowienia, powiedziałbym że wręcz przypadkowo.

Jak myślę o tym teraz, to trochę mi głupio, ale prawda jest taka, że nikt nie potrafił mi w tamtym czasie wytłumaczyć, jak ważne jest monitorowanie czasu pracy i że powiedzenie Czas to Pieniądz można odczytywać na więcej niż jeden sposób.

Dlaczego warto mierzyć czas pracy?

Przede wszystkim dlatego, by sprawdzać, czy dobrze wyceniasz projekty i lepiej wyceniać kolejne. Ale również dlatego, żeby wiedzieć ile czasu faktycznie przeznaczasz na pracę, a ile zajmuje Ci przeglądanie Facebooka.

Świetną aplikacją, która pozwala monitorować czas, projekty i klientów jest darmowy TOGGL, który w ciągu ostatnich kilku miesięcy pomógł mi poprawić moją produktywność i podpowiedział ile zarabiam na poszczególnych zadaniach.

Strony internetowe, które tworzymy to bardzo zróżnicowane projekty. Owszem, przed rozpoczęciem projektu można mniej więcej obliczyć ile czasu pochłonie każda realizacja, ale nie zawsze założenia pokrywają się z rzeczywistością. Czasami rozmycie jest pozytywne i projekt, który miał zająć 20 godzin zajmuje 12. Jednak bywa odwrotnie i projekt, który miał zająć 35 godzin ostatecznie trwa 50. Jeśli w jednym miesiącu niedoszacuję kilku projektów, to moja stawka godzinowa będzie mniejsza, a ja zarobię mniej, dodatkowo pracując więcej.

Na szczęście im dłużej pracuję, tym lepiej potrafię określić ile czasu pochłonie dana realizacja. Od kilku miesięcy narzędziem, które ułatwia mi to zadanie i które sprawiło, że przestałem określać ilość potrzebnych godzin na czuja jest Toggl.

Toggl to prosta aplikacja, której podstawowa wersja jest dostępna za darmo i skutecznie pozwala monitorować czas pracy.

Jak działa Toggl?

Po założeniu konta po prostu zaczynasz monitorowanie. Wpisujesz, nad jakim zadaniem pracujesz, przypisujesz do niego projekt i klienta. Projekty i klientów możesz stworzyć, gdy po raz pierwszy zaczynasz pracę. Możesz też mieć już wcześniej przygotowaną listę.

Gdy zaczynasz pracę po prostu uruchamiasz Toggla. Nie musisz za każdym razem otwierać go w przeglądarce, bo Toggl dostępny jest także na Androdzie i iOS, a także jako dodatek do wszystkich najpopularniejszych przeglądarek. To znacznie przyspiesza pracę. Toggl pozwala także zapisać czas pracy wstecz (jeśli zapomniałeś go włączyć).

Jeśli zapomnisz wyłączyć Toggla, po kilku godzinach dostaniesz maila z informacją, że program cały czas pracuje w tle.

Najlepszą funkcją darmowej wersji Toggla jest możliwość tworzenia różnych raportów: sprawdzanie liczby godzin spędzonych na pracy każdego dnia, tygodnia, miesiąca oraz sprawdzanie, jak wiele czasu zostało poświęconego na konkretny projekt lub wszystkie projekty realizowane dla jednego klienta. Jeśli ze swoimi partnerami rozliczasz się na podstawie stawki godzinowej Toggl powie Ci, ile powinieneś zarobić. Jeśli stawkę ustalasz przed rozpoczęciem pracy, w raportach znajdziesz informację jak długo wykonywałeś pracę i dzięki temu wyliczysz ile zarobiłeś na godzinę.

Mając dane z dłuższego okresu jesteś też w stanie sprawdzić, w które dni pracujesz najwięcej, a kiedy masz kłopoty z motywacją. Zobaczysz także, które okresy są najbardziej produktywne i ile czasu poświęcasz na rozwój swojej działalności, a ile pracujesz na innych klientów.

Pracy z Toggle trzeba się nauczyć. Mi przez długi czas zdarzało się zapomnieć o włączeniu programu, ale od kiedy zainstalowałem rozszerzenia w przeglądarkach, pracę monitoruję codziennie.

Dzięki temu jestem niejako zmuszony do produktywności. Jeśli na koniec dnia pracy Toggl informuje mnie, że dzisiaj pracowałem tylko 5 godzin mogę zastanowić się, gdzie zgubiłem 180 minut (dojazdy? Poczta? Obiad?). Jeśli z kolei widzę, że 3 dzień z rzędu pracuję 11 godzin mogę strzelić się w łeb i zastanowić, co ja robię ze swoim życiem. W każdy poniedziałek program wysyła do mnie automatycznego maila z podsumowaniem poprzedniego tygodnia.

Czy Toggl ma jakieś wady?

Mail z raportem jest dość brzydki, a do oznaczania projektów możesz używać niewielkiej ilości kolorów. To są dwie wady, które ja dostrzegam w bezpłatnej wersji aplikacji. Na tyle nieistotne, że nie wpływają na mój zachwyt Togglem.

Oprócz maila z raportem Toggl jest moim zdaniem również bardzo ładny, co dodatkowo umila pracę z aplikacją. Klika lat temu korzystałem z TimeRescue. Nie lubiłem jej bo wydawała mi się mało przyjazna (serio, wzbudzała we mnie poczucie winy) i zapamiętałem ją jako brzydką. Z Togglem nie mam tych problemów.

Dodatkowo Toggl świetnie sprawdza się jako uzupełnienie Pomodoro. Już sama technika pomodoro i praca w cyklach piekielnie podnosi produktywność. Toggl pomaga monitorować zadania, a wizja posiadania cyferek i słupków z informacjami o czasie pracy dodatkowo motywuje.

Jeśli jesteś freelancerem lub prowadzisz własną działalność Toggl na pewno Ci się spodoba. Szczególnie, jeśli pracujesz na stawkach za projekt, a nie za godzinę. Być może dzięki nowym statystykom podniesiesz swoje zarobki lub zrezygnujesz z wymagającego klienta, który w ostatecznym rozrachunku kosztuje Cię sporo czasu, a płaci niewiele? Po 3-4 miesiącach powinieneś mieć pełną informację i kilkanaście świetnych raportów mówiących wiele o Twojej pracy.

Podziel się wpisem:

  • O coś dla mnie! Musze sobie koniecznie w ramach eksperymentu zmierzyc czas pracy, żeby zobaczyc jak to u mnie wygląda i wyciągnąć wnioski.

  • Toggl znam i polecam swoim klientkom. Teraz mogę go polecać w parze z Twoim tekstem, bo to bardzo dobre podsumowanie.

  • Ciekawa sprawa. Wcześniej mialam chwilowy romans z Pomodoro, ale jednak u mnie się nie sprawdził, bo zwyczajnie czasem przerywał mi pracę w trakcie jakiegoś momentu. Kończyłam, przekładałam przerwę, wydłużałam ją bądź skracałam i w zasadzie nic z tego i tak nie wychodziło. A Toggle’a chętnie wypróbuję :) Nie wiedziałam wcześniej o jego istnieniu.

  • Wow, nigdy o tym nie pomyślałam. Dzięki za podpowiedź na pewno przyjrzę sie tej aplikacji!

  • Artur

    Zajmują się podobną tematyką co Ty i bardzo zaciekawiła mnie ta aplikacja. Już sprawdzam tą aplikację. :D

  • Dzięki! Ostatni szukam takich funkcjonalnych aplikacji do organizacji swojego czasu.