W dzisiejszych czasach, jak chcecie z czegoś zrobić projekt, to zrobicie z tego projekt. Projektem może być wszystko: zaczynając od prezentacji na studiach, a kończąc na wykonaniu dla klienta skomplikowanego urządzenia.
Słowo projekt stało się tak powszechne, że na upartego prawie wszystko można (przy odrobinie dobrej woli) określić tym terminem. Projektem może być robienie kanapek, zakup samochodu, a nawet wychowywanie dziecka. Wystarczy wziąć kartkę i zapisać na niej Projekt: tutaj nazwa projektu. Abrakadabra, kilka prostych czynności jakimś cudem zamieniło się w duże przedsięwzięcie, do którego trzeba się przygotować, znaleźć na nie budżet, potem zrealizować i wyciągnąć wnioski na przyszłość.
Taki projekt każden jeden zrobić może. Ale żeby już zrobić coś, do czego możemy dodać przymiotniki w stylu: dobry, udany, satysfakcjonujący lub – tak popularne dzisiaj – MEGA! trzeba pamiętać o 5 elementach, które sprawią, że zaproszeni goście będą latać jak po dobrych narkotykach.
Nieskromnie powiem, że w swoim życiu zrobiłem kilka kosmicznie dobrych projektów, a w jeszcze większej liczbie udanych przedsięwzięć uczestniczyłem. Z drugiej jednak strony i ja wypuściłem kiedyś babola i w babolach partycypowałem. Czasami babol wychodził nie z winy organizatorów, ale czasami to oni ponosili pełną odpowiedzialność za marność projektu. Porównując jedne i drugie przedstawiam listę 5 rzeczy niezbędnych do organizacji dobrego wydarzenia:
1. Zgrana ekipa organizatorów
Ekipa organizatorów musi być zgrana i dobrze się bawić podczas organizacji projektu. Jak w teamie są zgrzyty, to odbije się to czkawką na projekcie. Może nie na całym, może nie każdy zauważy, ale zawsze w jakimś stopniu niesmak pozostanie. To po pierwsze.
Po drugie: ekipa organizatorów musi być otwarta na pytania i chętnie pomagać uczestnikom wydarzenia. Nie lubię, być niedoinformowany i miotać się z kąta w kąt w poszukiwaniu miejsca, wykładu, strefy czy czegokolwiek innego. Jeszcze bardziej nie lubię, gdy dopadam organizatora, a on też nie wie. I kolejny też. I następny. No to kto ma wiedzieć?
2. Cele i plany
Ekipa nie będzie ani zgrana ani poinformowana, gdy będzie pracowała bez planu i bez celu. Niezaplanowane wydarzenie będzie wyglądało mniej więcej jak mecz ligi polskiej: wszyscy coś próbują, ale każdy ciągnie w swoją stronę. Wścieka się, bo próbuje, bo chce, ale reszta w tym momencie zainteresowana jest innymi rzeczami.
Projekt ma działać jak stara pralka, która psuje się po 25 latach. wszystko jest bez zarzutu, a jeśli pojawia się problem, to istnieje jasna i prosta instrukcja, co zrobić, żeby naprawić.
3. Jedzenie
To nie jest tak, że żarcie interesuje tylko studentów. Jeszcze w liceum pracowałem na pokazach lotniczych. Pracownicy jednej firmy mieli bony na darmowe kiełbasy. Oczywiście grille miały ograniczoną pojemność, więc niektórzy musieli czekać dłużej na swoją porcję. Walka o kawał świńskiego mięsa, która trwała przy każdym kolejnym wydawaniu przypominała dzisiejsze wojny z Lidla. Człowiek najedzony, to człowiek zadowolony i warto o to zadbać.
Największym problemem jest zawsze ogarnięcie jedzenia, bo to żmudne, trzeba liczyć, dodać, tłumaczyć… Przy dwóch ostatnich projektach, które organizowaliśmy nie mieliśmy z tym problemu, bo zarówno Smok Bloga, jak i 42 Do Szczęścia wspierała Pizza Portal. Zamówienie 50 i 30 placków pizzy przez ich internetową aplikację to jest bajka. Wybieram pozycje, które chcę, określam godzinę, dostaję potwierdzenie. Nic nie dyktuję, nic nie tłumaczę. Krótko mówiąc: polecam, bo ułatwia życie.
4. Uczestnicy
To jest coś, na co mamy najmniejszy wpływ. Oczywiście można, a nawet trzeba, zainwestować w promocję, ale nawet przy najlepszym jej ogarnięciu nigdy nie wiesz, kto przyjdzie się bawić.
Projekt bez uczestników jest jak ziemniak bez schabowego. Niby zjesz, ale co z tego, skoro nawet to smaczne nie było. To uczestnicy w największym stopniu wpływają na odbiór całego wydarzenia, bo to z nimi w największym stopniu komunikują się inni uczestnicy. Trzeba więc dbać o odpowiednią komunikację i mieć nadzieję, że sala wypełni się masą pozytywnych wariatów.
5. Atmosfera
Te wszystkie czynniki mają niesamowity wpływ na piąty element dobrego projektu: atmosferę. Jeśli wszystko gra, to atmosfera jest dobra, wszyscy klepią się po plecach, uśmiechają do siebie i mogą spokojnie świętować ogromny sukces przedsięwzięcia. Dlatego warto zwrócić uwagę na małe rzeczy, które mają duży wpływ właśnie na atmosferę. W zależności od wydarzenia mogą to być identyfikatory, upominki, ciekawe przerywniki, ładne dziewczyny z obsługi, jakiś wariat na scenie – cokolwiek, co przyjdzie Wam do głowy.
Na te elementy kładziemy nacisk przy organizacji każdego przedsięwzięcia. Jeśli organizujecie coś jutro, to może nie jest jeszcze za późno i warto o nie zadbać. Tymczasem tyle na dzisiaj, udanego weekendu. A jeśli uważacie zestawienie za niepełne, dopisujcie swoje propozycje w komentarzach.
Działam w organizacji studenkciej i zawsze dbamy o to, żeby uczestnicy mieli pełne brzuchy :). Jak jedzenia jest dużo, to nawet inne rzeczy nie mają tak dużego wpływu na ogólną ocenę projektu.